[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]
Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Hộ kinh doanh muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp phải làm gì? [2025] Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có gì thay đổi? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
1. Hộ kinh doanh muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp phải làm gì?
1.1. Nộp hồ sơ chuyển đổi tại đâu?
Theo khoản 1 Điều 27, Nghị định 168/2025/NĐ-CP việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (tức Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp dự kiến thành lập).
Ví dụ: Hộ kinh doanh đặt tại Quận Bình Thạnh, TP.HCM → đăng ký chuyển đổi tại Sở KH&ĐT TP.HCM.
1.2. Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để chuyển đổi?
Theo khoản 2 Điều 27, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp gồm:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tương ứng với loại hình chuyển đổi (công ty TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên, công ty cổ phần…) theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP;
– Không cần nộp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, trừ trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài;
– Trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư 2020 thì hồ sơ phải có bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
* Lưu ý: Mặc dù chỉ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, nhưng nếu có yếu tố nước ngoài, thủ tục đầu tư vẫn phải thực hiện theo quy định về đăng ký đầu tư theo Luật Đầu tư hiện hành.
1.3. Sau khi được cấp giấy phép, hộ kinh doanh phải làm gì tiếp theo?
Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký, hộ kinh doanh phải ngừng hoạt động ngay, đồng thời tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động như sau:
– Trong 2 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh cho UBND cấp xã (Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã) nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở;
– Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:
Gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế;
Đăng thông báo về việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Chuyển tình trạng hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động” trên hệ thống dữ liệu.
– Sau khi hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế thông báo lại cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
– Trong 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được thông tin từ cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang “đã chấm dứt hoạt động” trên hệ thống về đăng ký hộ kinh doanh.
Như vậy, để chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, chủ hộ cần nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh, kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mà không cần giải thể hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng hoạt động. Đồng thời, hệ thống đăng ký doanh nghiệp sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động”, và tiếp tục thực hiện các bước hoàn tất nghĩa vụ thuế theo cơ chế liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và UBND cấp xã.
Việc tuân thủ đúng quy trình chuyển đổi theo quy định giúp doanh nghiệp mới được thành lập hoạt động hợp pháp, liên tục và minh bạch, đồng thời tránh rủi ro về thuế và pháp lý trong quá trình chuyển đổi.
2. [2025] Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có gì thay đổi?
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp. Một trong những nội dung quan trọng được điều chỉnh là thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với các loại hình như doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty TNHH và công ty cổ phần. So với quy định trước đây, thủ tục hồ sơ đã có nhiều điểm đơn giản hóa, nhất là liên quan đến giấy tờ cá nhân, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và giảm giấy tờ hành chính cho người dân, doanh nghiệp.
Dưới đây là tổng hợp những thay đổi cụ thể trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2025, được phân tích theo từng loại hình doanh nghiệp:
2.1. Đối với Doanh nghiệp tư nhân
Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân vẫn tuân theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Tuy nhiên, điểm mới quan trọng là: Nếu chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (chính là 12 số trên căn cước công dân gắn chip), thì không cần nộp bản sao CCCD hay hộ chiếu nữa. Người làm thủ tục chỉ cần:
– Kê khai họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân;
– Đồng ý chia sẻ thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin cá nhân với dữ liệu dân cư. Nếu thông tin có sai lệch, cá nhân phải điều chỉnh để thống nhất.
2.2. Đối với Công ty hợp danh
Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân vẫn tuân theo quy định tại Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
Trường hợp:
– Thành viên là cá nhân, hoặc
– Người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức
Nếu kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
2.3. Đối với Công ty TNHH
Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân vẫn tuân theo quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
– Bản sao các giấy tờ sau đây:
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức. Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
– Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư 2020.
* Lưu ý:
Đăng ký công ty TNHH một thành viên không yêu cầu Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
2.4. Đối với Công ty cổ phần
Theo khoản Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân vẫn tuân theo quy định tại Điều Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
– Bản sao các giấy tờ sau đây:
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
* Lưu ý: Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, hoặc Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức
Nếu kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
[EN]
1. What does a household business need to do to convert into a company?
1.1. Where to submit the conversion application?
According to Clause 1, Article 27, Decree 168/2025/ND-CP the registration of the establishment of a company based on the conversion from a household business is carried out at the provincial business registration authority (i.e., the Department of Planning and Investment where the head office of the proposed company is located).
Example: A household business located in Binh Thanh District, Ho Chi Minh City → register for conversion at the Department of Planning and Investment of Ho Chi Minh City.
1.2. What documents need to be prepared for the conversion?
According to Clause 2, Article 27, Decree 168/2025/ND-CP the registration documents for converting from a household business to a company include:
– A copy of the business registration certificate of the household business;
– The business registration documents corresponding to the type of conversion (one-member LLC, two-member LLC, joint-stock company, etc.) according to Article 24 of Decree 168/2025/ND-CP;
– There is no need to submit the investment registration certificate, except in cases with foreign investors;
– In cases where the company converted from a household business has foreign investors or economic organizations with foreign investment participating in capital contribution, share purchase, or capital contribution purchase, the documents must include a copy of the approval document from the investment registration authority regarding the capital contribution, share purchase, or capital contribution purchase by foreign investors or economic organizations with foreign investment.
2.3. What should the household business do after being granted a license?
After the company is granted the Business Registration Certificate, the household business must immediately cease operations and proceed with the termination procedures as follows:
– Within 2 working days from the date the company is granted the business registration certificate, the provincial business registration authority sends information about the establishment of the company based on the conversion from the household business to the People’s Committee at the commune level (the commune business registration authority) where the household business is located;
– The commune business registration authority will:
Send information about the termination of the household business’s operations to the tax authority;
Post a notice about the household business undergoing termination procedures on the national business registration information portal;
Change the status of the household business to “undergoing termination procedures” in the data system.
– After the household business completes its tax obligations, the tax authority will notify the commune business registration authority.
– Within 3 working days from receiving information from the tax authority, the commune business registration authority will change the legal status of the household business to “has terminated operations” in the household business registration system.
Thus, to convert from a household business to a company, the household owner needs to submit the application for company establishment at the provincial Department of Planning and Investment, along with a copy of the household business registration certificate without needing to dissolve the household business before the conversion.
After being granted the Business Registration Certificate, the household business must cease operations. At the same time, the business registration system will update the legal status of the household business to “undergoing termination procedures” and continue to complete tax obligations through the interlinked mechanism between the business registration authority, tax authority, and the commune People’s Committee.
Adhering to the correct conversion process as prescribed helps the newly established company operate legally, continuously, and transparently, while also avoiding tax and legal risks during the conversion process.
2. [2025] What changes in the business registration documents?
From July 1, 2025, Decree No. 168/2025/ND-CP officially takes effect, replacing Decree 01/2021/ND-CP, which details business registration. One of the important contents adjusted is the components of the business registration documents for types such as private enterprises, partnerships, LLCs, and joint-stock companies. Compared to previous regulations, the documentation procedures have been significantly simplified, especially regarding personal documents, contributing to promoting digital transformation and reducing administrative paperwork for citizens and businesses.
Below is a summary of the specific changes in the business registration documents for 2025, analyzed by each type of business:
2.1. For Private Enterprises
According to Clause 1, Article 24 of Decree No. 168/2025/ND-CP, the application for registration of private enterprises still follows the provisions of Article 19 of the Enterprise Law 2020, including:
– Application for enterprise registration.
– A copy of the legal documents of the individual for the owner of the private enterprise.
However, an important new point is: If the owner of the private enterprise declares the personal identification number as prescribed in Clause 1, Article 11 of Decree No. 168/2025/ND-CP (which is the 12 digits on the chip ID card), then there is no need to submit a copy of the ID card or passport anymore. The person handling the procedure only needs to:
– Declare full name, date of birth, gender, personal identification number;
– Agree to share information from the National Population Database with the Business Registration Authority.
– The system will automatically compare personal information with population data. If there is any discrepancy, the individual must adjust to ensure consistency.
2.2. For Partnerships
According to Clause 2, Article 24 of Decree No. 168/2025/ND-CP, the application for registration of partnerships still follows the provisions of Article 20 of the Enterprise Law 2020, including:
– Application for enterprise registration.
– Company charter.
In the case:
– Members are individuals, or
– The authorized representative of a member is an organization
If declaring the personal identification number as prescribed in Clause 1, Article 11 of Decree No. 168/2025/ND-CP, then the application for enterprise registration does not include a copy of the legal documents of these individuals.
2.3. For Limited Liability Companies
According to Clause 3, Article 24 of Decree No. 168/2025/ND-CP, the application for registration of limited liability companies still follows the provisions of Article 21 of the Enterprise Law 2020, including:
– Application for enterprise registration.
– Company charter.
– List of members; list of beneficial owners of the enterprise (if any).
– A copy of the following documents:
+ Legal documents of individuals for members who are individuals, legal representatives;
+ Legal documents of organizations for members who are organizations and documents appointing authorized representatives; legal documents of individuals for authorized representatives of members who are organizations. For members who are foreign organizations, a copy of the legal documents of the organization must be consularly legalized;
– Investment registration certificate for foreign investors as prescribed by the Investment Law 2020.
* Note:
Registering a single-member limited liability company does not require a list of members; list of beneficial owners of the enterprise.
In the case where the owner, member is an individual, legal representative, or authorized representative of the owner, member is an organization declaring the personal identification number as prescribed in Clause 1, Article 11 of Decree No. 168/2025/ND-CP, then the application for enterprise registration does not include a copy of the legal documents of these individuals.
2.4. For Joint Stock Companies
According to Clause 4, Article 24 of Decree No. 168/2025/ND-CP, the application for registration of joint stock companies still follows the provisions of the Enterprise Law 2020, including:
– Application for enterprise registration.
– Company charter.
– List of founding shareholders; list of foreign investors; list of beneficial owners of the enterprise (if any).
– A copy of the following documents:
+ Legal documents of individuals for founding shareholders and foreign investors who are individuals, legal representatives;
+ Legal documents of organizations for shareholders who are organizations and documents appointing authorized representatives; legal documents of individuals for authorized representatives of founding shareholders and foreign investors who are organizations. For shareholders who are foreign organizations, a copy of the legal documents of the organization must be consularly legalized;
+ Investment registration certificate for foreign investors as prescribed by the Investment Law.
* Note: In the case where founding shareholders and foreign investors are individuals, or legal representatives, authorized representatives of founding shareholders and foreign investors are organizations.
If declaring the personal identification number as prescribed in Clause 1, Article 11 of Decree No. 168/2025/ND-CP, then the application for enterprise registration does not include a copy of the legal documents of these individuals.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.