Ai là người đại diện theo pháp luật của Công ty?

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Doanh nghiệp là gì? Ai là người đại diện theo pháp luật của Công ty? Đối với Doanh nghiệp tư nhân? Đối với Công ty hợp danh? Đối với Công ty TNHH một thành viên? Đối với Công ty TNHH hai thành viên? Đối với Công ty cổ phần? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi  giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo. 

1. Doanh nghiệp là gì?

Theo Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020, khái niệm về doanh nghiệp được xác định như sau:

“Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”.

2. Ai là người đại diện theo pháp luật của Công ty?

Theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo pháp luật của công ty là:

“Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.”

Theo đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân có quyền và nghĩa vụ thay mặt công ty trong các giao dịch và hoạt động pháp lý. Cụ thể, người này được phép ký kết hợp đồng, giải quyết tranh chấp, làm việc với các cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, người đại diện phải luôn hành động nhân danh và vì lợi ích của doanh nghiệp, không được sử dụng danh nghĩa công ty để phục vụ cho mục đích cá nhân. Việc sử dụng danh nghĩa doanh nghiệp cho mục đích riêng có thể khiến cá nhân đó phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, và công ty sẽ không bị ràng buộc trong các giao dịch đó.

Theo Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015, một cá nhân được xác định là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân trong 3 trường hợp sau:

(i) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ

(ii) Người có thẩm quyền đại điện theo quy định của pháp luật

(iii) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án

Lưu ý: Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định tại Điều 140 và Điều 141 của Bộ luật Dân sự 2015.

2.1. Đối với Doanh nghiệp tư nhân

Căn cứ theo quy định tại Điều 190 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân vừa là chủ sở hữu vừa là người đại diện theo pháp luật. Do đó, chủ doanh nghiệp tư nhân có:

– Toàn quyền quyết định đối với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

– Toàn quyền trong việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính.

– Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

* Lưu ý: Việc thuê giám đốc không làm thay đổi trách nhiệm pháp lý của chủ doanh nghiệp – chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn chịu trách nhiệm cao nhất đối với doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể tự mình điều hành hoặc thuê Giám đốc/Tổng giám đốc để quản lý các hoạt động kinh doanh, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi quyết định và hoạt động của công ty. Theo Điều 190 Luật Doanh nghiệp năm 2020, dù có thuê giám đốc hay không, chủ doanh nghiệp tư nhân luôn là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất đối với mọi hoạt động và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Như vậy, chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, bất kể có thuê giám đốc điều hành hay không.

2.2. Đối với Công ty hợp danh

Căn cứ khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về người đại diện theo pháp luật và cơ chế điều hành công ty hợp danh như sau:

Khác với các loại hình doanh nghiệp khác, công ty hợp danh có nhiều người đại diện theo pháp luật. Cụ thể:

“Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh trong thực hiện công việc kinh doanh hằng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó được biết về hạn chế đó.”

Nghĩa là:

– Mỗi thành viên hợp danh có quyền đại diện công ty trước pháp luật và bên thứ ba.

– Có thể thực hiện các giao dịch nhân danh công ty mà không cần sự ủy quyền riêng lẻ từ các thành viên khác.

* Lưu ý: Trong điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, thành viên hợp danh phân công nhau đảm nhiệm các chức danh quản lý và kiểm soát công ty.

– Khi một số hoặc tất cả thành viên hợp danh cùng thực hiện một số công việc kinh doanh thì quyết định được thông qua theo nguyên tắc đa số chấp thuận (quá bán số thành viên hợp danh đồng ý).

Như vậy, các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và có quyền đại diện công ty trong các giao dịch và hoạt động pháp lý. Mọi quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty sẽ được thông qua theo nguyên tắc đa số các thành viên hợp danh đồng ý.

2.3. Đối với Công ty TNHH một thành viên

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên sẽ tùy thuộc vào chủ sở hữu là tổ chức hay cá nhân, cụ thể:

– Trường hợp công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu (Điều 79)

Công ty bắt buộc phải có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật, là người giữ một trong các chức danh sau:

+ Chủ tịch Hội đồng thành viên;

+ Chủ tịch công ty;

+ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Nếu điều lệ công ty không quy định rõ, thì mặc định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ là người đại diện theo pháp luật.

– Trường hợp công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu (Điều 85)

Chủ sở hữu công ty là Chủ tịch công ty. Người này có thể:

+ Trực tiếp kiêm nhiệm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, hoặc

+ Thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để điều hành hoạt động công ty.

2.4. Đối với Công ty TNHH hai thành viên

Theo quy định tại Điều 54 Luật Doanh nghiệp năm 2020, công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy theo điều lệ công ty quy định.

* Trường hợp chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật. Người này phải giữ một trong các chức danh sau:

– Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc

– Giám đốc/Tổng giám đốc.

Nếu Điều lệ công ty không quy định rõ, thì mặc định Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ là người đại diện theo pháp luật.

* Trường hợp Công ty có từ 02 người đại diện theo pháp luật trở lên. Người đại diện theo pháp luật có thể là:

– Chủ tịch Hội đồng thành viên

– Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

– Và các chức danh quản lý khác nếu được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty

* Lưu ý: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và công ty con của doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 88 của phải thành lập Ban kiểm soát

2.5. Đối với Công ty cổ phần

Căn cứ Điều 134 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần được quy định như sau:

* Trường hợp chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật có thể là:
– Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT);

– Hoặc Giám đốc/Tổng Giám đốc;

Nếu Điều lệ công ty không quy định cụ thể thì Chủ tịch HĐQT đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

* Trường hợp có từ 02 người đại diện pháp luật trở lên thì bắt buộc là Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc/Giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2.6. Đối với tổ chức tín dụng?

Căn cứ Điều 11 Luật Các tổ chức tín dụng năm 2024, quy định về người đại diện theo pháp luật như sau:

Đối với các tổ chức tín dụng, người đại diện theo pháp luật của tổ chức tín dụng được quy định tại Điều lệ của tổ chức tín dụng và phải là một trong những người sau đây.

Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với ngân hàng cổ phần) hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với ngân hàng 100% vốn nhà nước hoặc công ty TNHH);

Hoặc:

Tổng Giám đốc (Giám đốc) của tổ chức tín dụng.

* Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của tổ chức tín dụng phải cư trú tại Việt Nam.

Nếu người đại diện vắng mặt tại Việt Nam, thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một người quản lý, điều hành khác của tổ chức tín dụng đang cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền, nghĩa vụ.

[EN]

This article addresses the following topics for reference purposes, as explained by Tuyet Nhung Bui Law Firm: What is an enterprise? Who is the legal representative of a company? How is this determined for a private enterprise? A partnership? A single-member limited liability company (LLC)? A multi-member LLC? A joint stock company (JSC)?

1. What is an enterprise?

According to Clause 10, Article 4 of the Law on Enterprises 2020, the concept of an enterprise is defined as follows:

“An enterprise is an organization that has its own name, assets, a transaction office, and is established or registered for establishment in accordance with the law for the purpose of conducting business.”

2. Who is the legal representative of a company?

According to Article 134 of the Civil Code 2015:

“Representation means an individual or legal entity (hereinafter referred to as the representative) acts on behalf of and for the benefit of another individual or legal entity (hereinafter referred to as the represented party) to establish and perform civil transactions.”

Accordingly, the legal representative of a company is the individual who has the authority and obligation to act on behalf of the company in legal transactions and operations. This person is authorized to sign contracts, resolve disputes, work with state authorities, and carry out other tasks related to the company’s activities.

However, the legal representative must always act in the name and for the benefit of the enterprise, and may not use the company’s name for personal purposes. If they do so, they must bear personal legal responsibility, and the company will not be bound by those transactions.

Under Article 137 of the Civil Code 2015, a person is recognized as a legal representative of a legal entity in the following three cases:

Appointed by the legal entity according to its charter;

Authorized by law;

Appointed by the court during legal proceedings.

Note: A legal entity may have more than one legal representative, and each representative may act on behalf of the legal entity as prescribed in Articles 140 and 141 of the Civil Code 2015.

2.1. For a Private Enterprise

According to Article 190 of the Law on Enterprises 2020, the owner of a private enterprise is both the business owner and its legal representative. Accordingly, the owner:

Has full authority to make decisions regarding all business activities;

Has full rights to use profits after taxes and fulfilling financial obligations;

Bears unlimited liability with all personal assets for all financial obligations of the enterprise.

Note: Hiring a director does not change the owner’s legal liability. The owner of a private enterprise remains the highest responsible party. They may either manage the company themselves or hire a Director/General Director, but they are still responsible for all decisions and actions of the business. According to Article 190, regardless of hiring a director, the owner is always the legal representative and bears the highest legal responsibility for the enterprise’s operations and obligations.

2.2. For a Partnership

According to Clause 1, Article 184 of the Law on Enterprises 2020:

Unlike other types of businesses, a partnership may have multiple legal representatives:

“General partners are the legal representatives of the company and manage its daily business operations. Any restriction on general partners in carrying out daily business operations shall only be effective against third parties if those parties are aware of such restrictions.”

This means:

Each general partner has the authority to represent the company in legal matters and before third parties;

They may carry out transactions on behalf of the company without requiring separate authorization from other members.

Note: In managing business operations, general partners divide responsibilities among themselves. If multiple general partners undertake a business activity jointly, decisions are made by a majority vote of the general partners.

Thus, general partners are legal representatives with authority to act for the company, and decisions are typically made by a majority of general partners.

2.3. For a Single-Member Limited Liability Company

According to the Law on Enterprises 2020, the legal representative depends on whether the owner is an organization or an individual:

If the owner is an organization (Article 79):

The company must have at least one legal representative, who holds one of the following titles:

Chairperson of the Members’ Council;

Chairperson of the Company;

Director or General Director.

If the charter does not specify otherwise, the Chairperson of the Members’ Council or Chairperson of the Company is the default legal representative.

If the owner is an individual (Article 85):

The owner is the Chairperson of the Company and may:

Directly serve as the Director/General Director, or

Hire another person for this position.

2.4. For a Multi-Member Limited Liability Company

According to Article 54 of the Law on Enterprises 2020, a multi-member LLC may have one or more legal representatives, as specified in the company’s charter.

If there is only one legal representative:

This person must hold one of the following titles:

Chairperson of the Members’ Council, or

Director/General Director.

If not clearly defined in the charter, the Chairperson of the Members’ Council is the default legal representative.

If there are two or more legal representatives:
These may include:

Chairperson of the Members’ Council;

Director/General Director;

Other managerial positions if specified in the charter.

Note: A multi-member LLC that is a state-owned enterprise (as defined in Point b, Clause 1, Article 88) or a subsidiary of a state-owned enterprise must establish a Supervisory Board.

2.5. For a Joint Stock Company (JSC)

According to Article 134 of the Law on Enterprises 2020:

If there is only one legal representative:

This person may be:

The Chairperson of the Board of Directors, or

The Director/General Director.

If the company’s charter does not clearly specify, the Chairperson of the Board of Directors is the default legal representative.

If there are two or more legal representatives:

The Chairperson of the Board of Directors and the Director/General Director must both be legal representatives of the company.

2.6. For Credit Institutions

According to Article 11 of the Law on Credit Institutions 2024, the legal representative of a credit institution is defined in its charter and must be one of the following:

Chairperson of the Board of Directors (for joint-stock banks), or

Chairperson of the Members’ Council (for wholly state-owned banks or limited liability banks), or

General Director (Director).

Note: The legal representative of a credit institution must reside in Vietnam. If they are absent from Vietnam, they must authorize, in writing, another executive residing in Vietnam to carry out their rights and obligations.

---

TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.