Đăng ký khai tử cho người chết từ rất lâu và không có giấy tờ?

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký hộ tích hiện nay phát sinh tình huống những người chết từ rất lâu chưa được đăng ký khai tử. Tuy nhiên việc đăng ký khai tử quá hạn lại không dễ dàng do không còn lưu giữ được hồ sơ chứng minh sự việc chết, vậy phải làm sao? Bài viết này hướng dẫn Đăng ký khai tử cho người chết từ rất lâu và không có giấy tờ nhằm dùng vào mục đích tham khảo?

1. Thủ tục đăng ký khai tử quá hạn?

1.1. Thế nào là đăng ký khai tử quá hạn?

Theo Điều 33 của Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về quyền hạn và trách nhiệm trong việc đăng ký khai tử như sau: “Trong vòng 15 ngày kể từ khi có người mất, vợ, chồng, con, cha, mẹ hoặc người thân khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; nếu người chết không có người thân, thì người đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai tử. Công chức tư pháp – hộ tịch thường xuyên kiểm tra và đôn đốc việc đăng ký khai tử cho người chết; nếu không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử, thì công chức tư pháp – hộ tịch sẽ thực hiện đăng ký khai tử.”. Như vậy, trong trường hợp đi đăng ký khai tử quá thời hạn 15 ngày thì sẽ được coi là đăng ký khai tử quá hạn. 

[EN]

According to Article 33 of the 2014 Civil Status Law, the responsibilities and duties regarding death registration are outlined as follows: “Within 15 days from the date of death, the spouse, child, parent, or other relatives of the deceased are responsible for registering the death; if the deceased has no relatives, the representative of the relevant agency, organization, or individual shall be responsible for carrying out the death registration. Civil status officials are required to regularly check and ensure that the death registration is carried out; if no responsible person for the death registration can be identified, the civil status official will perform the death registration.” Therefore, in the case of registering a death beyond the 15-day limit, it will be considered a late death registration.

1.2. Thẩm quyền đăng ký khai tử quá hạn?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 và Điều 32 của Luật Hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân cấp xã tại nơi cư trú cuối cùng của người chết sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó qua đời hoặc nơi phát hiện thi thể sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử.

[EN]

According to Clause 1, Article 7 and Article 32 of the 2014 Civil Status Law, the People’s Committee of the commune where the deceased last resided shall carry out the death registration. If the last place of residence of the deceased cannot be determined, the People’s Committee of the commune where the death occurred or where the body was found will carry out the death registration.

1.3. Hồ sơ đăng ký khai tử quá hạn gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 34 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 2 Điều 4 Nghị định số: 123/2015/NĐ-CP, cụ thể như sau:

+ Tờ khai theo mẫu quy định.

+ Giấy báo tử hoặc các giấy tờ khác thay thế giấy báo tử để nộp cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

Các giấy tờ thay thế giấy báo tử bao gồm:

+ Đối với người chết tại cơ sở y tế, Thủ trưởng cơ sở y tế sẽ cấp Giấy báo tử.

+ Đối với người chết do thi hành án tử hình, Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình sẽ cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay cho Giấy báo tử.

+ Đối với người bị Tòa án tuyên bố đã chết, Bản án hoặc quyết định có hiệu lực của Tòa án sẽ thay thế Giấy báo tử.

+ Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc có nghi vấn, văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định pháp y sẽ thay thế Giấy báo tử.

+ Đối với người chết không thuộc các trường hợp trên, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó qua đời sẽ có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.

Ngoài ra người đi đăng ký khai tử quá hạn còn phải xuất trình giấy tờ theo khoản 2 Điều 9 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 2 Nghị định số: 123/2015/NĐ-CP gồm có:

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch cần xuất trình bản chính một trong các giấy tờ như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (gọi chung là giấy tờ tùy thân) để xác minh nhân thân. 

[EN]

According to Article 34 of the 2014 Civil Status Law and Clause 2, Article 4 of Decree no. 123/2015/ND-CP, the following documents are required:

+ A declaration form in accordance with the prescribed template.

+ A death notice or other documents replacing the death notice to be submitted to the civil status registration authority.

The documents that can replace the death notice include:

+ For a person who died at a medical facility, the head of the medical facility shall issue the death notice.

+ For a person who died by execution, the chairman of the execution council shall issue a confirmation of the execution in place of the death notice.

+ For a person declared dead by the court, the effective court judgment or decision shall replace the death notice.

+ For a person who died in a traffic accident, due to an accident, was killed, died suddenly, or under suspicious circumstances, a confirmation from the police or a forensic examination report shall replace the death notice.

+ For a person who does not fall under the above cases, the People’s Committee of the commune where the person died shall issue the death notice.

+ Additionally, those registering a late death must present documents as specified in Clause 2, Article 9 of the 2014 Civil Status Law and Clause 1, Article 2 of Decree 123/2015/ND-CP, which include:

The person requesting civil status registration or a civil status extract must present an original of one of the following documents: passport, identity card, citizen identification card, or other photo ID documents containing personal information issued by a competent authority that is still valid (commonly referred to as an identity document) to verify their identity.

1.4. Trình tự thủ tục đăng ký khai tử quá hạn?

Tại Điều 34 Luật Hộ tịch 2014 quy định trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Người yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu nộp hoặc xuất trình.

Bước 3: Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày và giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp bổ sung và hoàn thiện theo quy định. Nếu không thể bổ sung ngay, phải lập văn bản hướng dẫn chi tiết loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký tên và ghi rõ họ tên người tiếp nhận.

Bước 4: Ngay khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, nếu thông tin khai tử đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Nếu Chủ tịch đồng ý, sẽ ký Trích lục khai tử và cấp cho người yêu cầu; công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai tử, hướng dẫn người đăng ký kiểm tra nội dung Trích lục khai tử và Sổ đăng ký khai tử, sau đó cùng người đăng ký ký tên vào Sổ.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy việc khai tử đúng quy định, công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch và cùng người đăng ký khai tử ký tên. Sau đó, công chức báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp Trích lục khai tử cho người yêu cầu. Công chức tư pháp – hộ tịch cũng khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Về lệ phí khai tử quá hạn: Theo Điều 11 Luật Hộ tịch 2014: “Miễn lệ phí đăng ký hộ tịch cho các trường hợp sau: a) Người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật; b) Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú trong nước. Cá nhân yêu cầu đăng ký các sự kiện hộ tịch khác hoặc yêu cầu cấp bản sao trích lục phải nộp lệ phí.” Nếu không thuộc diện miễn phí, mức lệ phí cho khai tử quá hạn được quy định theo Thông tư số: 85/2019/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 106/2021/TT-BTC), tùy vào điều kiện thực tế của địa phương.

Thời hạn giải quyết: Điều 5 Luật Hộ tịch 2014 quy định rằng hồ sơ được giải quyết ngay trong ngày, hoặc nếu nhận sau 15 giờ thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.

Do đó, trường hợp ba của anh/chị, dù đã qua thời gian dài, vẫn có thể đăng ký khai tử tại UBND cấp xã và tiến hành các thủ tục như đăng ký khai tử bình thường.

[EN]

Article 34 of the 2014 Civil Status Law outlines the following procedure:

Step 1: The person requesting the death registration submits the application to the competent People’s Committee of the commune.

Step 2: The officer receiving the application is responsible for immediately reviewing the entire file, verifying the information in the declaration form, and ensuring the validity of the documents submitted or presented by the applicant.

Step 3: If the application is complete and valid, the receiving officer issues a receipt, clearly stating the date and time for the result. If the application is incomplete, the officer will guide the applicant to supplement and complete it as required. If the supplementation cannot be done immediately, a written document must be issued, detailing the documents and content that need to be supplemented, signed, and the name of the officer must be clearly stated.

Step 4: Upon receiving a complete application, if the death registration information is accurate and appropriate, the civil status officer reports to the Chairman of the People’s Committee of the commune. If the Chairman approves, they will sign the Death Certificate Extract and issue it to the applicant; the civil status officer records the death in the Death Registration Book and guides the applicant to review the contents of the Death Certificate Extract and the Death Registration Book, then both the officer and the applicant sign the book.

Immediately after receiving the documents, if the death registration is deemed correct, the civil status officer will record the death in the Civil Status Register, sign it together with the applicant, and report to the Chairman of the People’s Committee of the commune to issue the Death Certificate Extract to the applicant. The civil status officer will also lock the deceased’s information in the electronic civil status database.

Regarding late death registration fees: According to Article 11 of the 2014 Civil Status Law: “Exemption from civil status registration fees applies in the following cases: a) Individuals from families with meritorious service to the revolution, poor households, or individuals with disabilities; b) Timely registration of birth, death, guardianship, and marriage for Vietnamese citizens residing in the country. Individuals requesting the registration of other civil status events or requesting extracts must pay a fee.” If not exempt, the fee for late death registration is determined according to Circular No. 85/2019/TT-BTC (amended by Circular 106/2021/TT-BTC), depending on the local conditions.

Processing time: Article 5 of the 2014 Civil Status Law stipulates that the application must be processed the same day; if received after 3:00 PM, the result will be provided on the next working day.

Therefore, even though it has been a long time, you can still register your father’s death at the commune-level People’s Committee, following the normal death registration procedures.

2. Đăng ký khai tử cho người chết từ rất lâu và không có giấy tờ?

Theo quy định tại Điều 13 Thông tư số: 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số: 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch nêu rõ:

Công văn số 1195/HTQTCT-CT ngày 02/12/2020 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký khai tử đã hướng giấy các loại giấy tờ thay thề Giấy báo tử trong thủ tục đăng ký khai tử như sau:

“Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ….), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử”.

Như vậy, trong trường hợp không có các giấy tờ để nộp như mục 1 nêu trên thì trên đây là một số loại giấy tờ thay thề Giấy báo tử trong thủ tục đăng ký khai tử cho người chết đã lâu.

[EN]

According to the provisions of Article 13 of Circular No. 04/2020/TT-BTP dated May 28, 2020, issued by the Ministry of Justice, which details the implementation of several articles of the Civil Status Law and Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015, issued by the Government on detailing a number of articles and measures for implementing the Civil Status Law, it is clearly stated:

“In cases of registering the death of someone who passed away long ago, without a death notice or substitute documents as regulated in Clause 2, Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP, the person requesting the death registration must provide documents, materials, or evidence issued or validly certified by a competent authority or organization to prove the death event. If the person requesting the death registration cannot provide such documents, materials, or evidence, or if they are invalid or do not sufficiently prove the death, the civil status registration agency will refuse the death registration.”

Official Letter No. 1195/HTQTCT-CT dated December 2, 2020, from the Department of Civil Status, Nationality, and Authentication under the Ministry of Justice, provides guidance on death registration procedures and specifies substitute documents for the death notice in death registration procedures as follows:

“For cases where death registration is being requested for someone who passed away long ago, the person requesting the death registration must provide documents, materials, or evidence issued or validly certified by a competent authority or organization to prove the death event (for example: personal files, educational or employment records issued and certified by the institution or organization responsible for the individual’s education or employment, accident investigation reports, burial certificates, cremation contracts, or certification from local authorities or the police). These documents must be carefully checked and verified by the civil status registration agency in coordination with relevant agencies to ensure the accuracy of the information.

In cases where the person requesting the death registration can only provide documents such as family records, the deceased person’s personal identification (if available), gravestone or tomb photographs, or witness statements confirming information about the deceased and the death event, if these details can be verified and confirmed as authentic by the civil status registration agency through an official verification report, they may be considered as a basis for proceeding with the death registration.”

Thus, in cases where documents listed in item 1 above are not available, the above-mentioned documents serve as substitute documents for the death notice in the procedure of registering the death of someone who passed away long ago.

TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật. Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.