Bài viết đề cập đến nội dung pháp lý liên quan đến Điều kiện đặt trụ sở và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp? và các yêu cầu khi đặt tên doanh nghiệp được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
The article discusses the legal provisions related to the conditions for establishing a company’s headquarters and business locations, as well as the requirements for naming a business, as explained by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.
1. Điều kiện đặt trụ sở và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp?
1.1. Điều kiện về trụ sở chính
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới hành chính. Trụ sở chính cần có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Như vậy, để được coi là trụ sở chính, địa điểm đó cần đáp ứng các điều kiện sau:
+ Phải được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
+ Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
+ Không được đặt tại chung cư, đặc biệt là chung cư có mục đích để ở. Điều này được quy định tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ
+ Xây dựng ngày 19/11/2009 về quản lý sử dụng nhà chung cư, theo đó doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể;
+ Không bắt buộc phải có hoạt động kinh doanh tại trụ sở chính.
1.2. Về địa điểm kinh doanh
Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể. Các đặc điểm của địa điểm kinh doanh bao gồm:
+ Doanh nghiệp chỉ có thể lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh;
+ Phải thực hiện thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh;
+ Bắt buộc phải có hoạt động kinh doanh tại địa điểm này;
+ Không thể đồng thời là trụ sở chính của doanh nghiệp.
Như vậy, khi đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải tuân theo phạm vi địa lý của trụ sở chính. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không thể mở địa điểm kinh doanh ngoài tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính.
Về thuế, địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng và phải hạch toán phụ thuộc vào công ty. Trong khi trụ sở chính có thể không phát sinh hoạt động kinh doanh, thì địa điểm kinh doanh bắt buộc phải hoạt động theo ngành, nghề đã đăng ký. Luật không yêu cầu doanh nghiệp phải tách biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh, nhưng có thể đặt địa điểm kinh doanh ở địa chỉ khác với trụ sở chính.
Conditions for Establishing a Company’s Headquarters and Business Location
Conditions for the Headquarters
According to Article 42 of the 2020 Enterprise Law, a company’s headquarters must be located within the territory of Vietnam. It serves as the official contact address of the company and is determined based on administrative boundaries. The headquarters must have a phone number, fax number, and email (if available).
To be recognized as a headquarters, a location must meet the following conditions:
It must be recorded in the Enterprise Registration Certificate issued by the business registration authority.
It must have a specific address according to administrative boundaries.
It cannot be located in an apartment building, especially one designated for residential purposes. This is stipulated in Clause 11, Article 6 of the 2014 Housing Law and Official Dispatch No. 2544/BXD-QLN issued by the Ministry of Construction on November 19, 2009, regarding the management and use of apartment buildings, which prohibits businesses from setting up headquarters in apartment buildings or collective housing.
Business activities are not required to be conducted at the headquarters.
Conditions for Business Locations
According to Clause 3, Article 44 of the 2020 Enterprise Law, a business location is a place where a company conducts specific business activities.
Key characteristics of a business location include:
A company can only establish a business location within the province or centrally governed city where its headquarters or branch is located.
The company must notify the Business Registration Office in the area where the business location is established.
Business activities must be conducted at the registered business location.
A business location cannot simultaneously serve as the company’s headquarters.
When registering a business location, a company must adhere to the geographical scope of its headquarters. This means a business cannot establish a business location outside the province or centrally governed city where its headquarters is situated.
Regarding taxation, a business location does not have a separate tax identification number and must be accounted for as a dependent unit of the company. While the headquarters may not necessarily conduct business activities, a business location is required to operate within the registered business sectors. The law does not mandate a separation between the headquarters and business location, but a business location may be established at a different address from the headquarters.
2. Yêu cầu khi đặt tên doanh nghiệp
2.1. Quy định về cách đặt tên doanh nghiệp
Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về việc đặt tên doanh nghiệp như sau:
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành phần theo thứ tự sau:
Loại hình doanh nghiệp;
Tên riêng của doanh nghiệp.
Loại hình doanh nghiệp được thể hiện như sau:
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn: “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “Công ty TNHH”;
Đối với công ty cổ phần: “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP”;
Đối với công ty hợp danh: “Công ty hợp danh” hoặc “Công ty HD”;
Đối với doanh nghiệp tư nhân: “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “Doanh nghiệp TN”.
Tên riêng của doanh nghiệp phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên doanh nghiệp phải được hiển thị tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, tên doanh nghiệp cũng phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Theo quy định tại Điều 37 cùng với các điều 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối tên doanh nghiệp nếu không đáp ứng điều kiện đăng ký.
2.2. Quy định về tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt
Theo Điều 39 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt như sau:
Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tiếng Việt sang một ngôn ngữ sử dụng hệ chữ La-tinh. Khi dịch, phần tên riêng có thể được giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng.
Nếu doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên này phải được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cũng như trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm của doanh nghiệp.
Tên viết tắt của doanh nghiệp được tạo thành từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
2.3. Quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020, tên của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh cần tuân thủ các quy định sau:
Tên phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo:
Cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh;
Cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện;
Cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
Tên của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải được gắn tại trụ sở của các đơn vị này. Ngoài ra, trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phát hành, tên này phải được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.
2.4. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
Theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2020, những trường hợp bị cấm khi đặt tên doanh nghiệp bao gồm:
Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Sử dụng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội hoặc tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ khi có sự chấp thuận của tổ chức đó.
Sử dụng từ ngữ hoặc ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Requirements for Naming a Business
Regulations on Business Naming
According to Article 37 of the 2020 Enterprise Law, the regulations on business naming are as follows:
The Vietnamese name of a business consists of two components in the following order:
+ Business type
+ Distinctive name of the business
+ The business type is specified as follows:
+ For a limited liability company: “Công ty trách nhiệm hữu hạn” or “Công ty TNHH”
+ For a joint-stock company: “Công ty cổ phần” or “Công ty CP”
+ For a partnership: “Công ty hợp danh” or “Công ty HD”
+ For a private enterprise: “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN”, or “Doanh nghiệp TN”
The distinctive name of the business must be written using letters in the Vietnamese alphabet, along with the letters F, J, Z, W, numbers, and symbols.
The business name must be displayed at the headquarters, branches, representative offices, and business locations. Additionally, it must be printed or written on transaction documents, records, and publications issued by the business.
According to Article 37, along with Articles 38, 39, and 41 of the 2020 Enterprise Law, the business registration authority has the right to reject a proposed business name if it does not meet the registration requirements.
Regulations on Foreign Language Business Names and Abbreviations
According to Article 39 of the 2020 Enterprise Law, the regulations on foreign language business names and abbreviations are as follows:
A foreign language business name is translated from the Vietnamese name into a language that uses the Latin alphabet. When translated, the distinctive name may remain unchanged or be translated based on its corresponding meaning.
If a business has a foreign language name, it must be printed or written in a smaller font size than the Vietnamese name at the headquarters, branches, representative offices, business locations, as well as on transaction documents, records, and publications.
A business abbreviation is derived from either the Vietnamese name or the foreign language name.
Regulations on Names of Branches, Representative Offices, and Business Locations
According to Article 40 of the 2020 Enterprise Law, the names of branches, representative offices, and business locations must comply with the following regulations:
The names must be written using letters in the Vietnamese alphabet, as well as the letters F, J, Z, W, numbers, and symbols.
The names of branches, representative offices, and business locations must include the business name, followed by:
The phrase “Chi nhánh” for a branch
The phrase “Văn phòng đại diện” for a representative office
The phrase “Địa điểm kinh doanh” for a business location
The names of branches, representative offices, and business locations must be displayed at their respective premises. Additionally, on transaction documents, records, and publications issued by branches or representative offices, the name must be printed or written in a smaller font size than the business’s Vietnamese name.
Prohibited Business Names
According to Article 38 of the 2020 Enterprise Law, the following cases are prohibited when naming a business:
Using a name identical or confusingly similar to an already registered business name, as specified in Article 41 of the 2020 Enterprise Law.
Using the name of a state agency, military unit, political organization, socio-political organization, socio-political-professional organization, social organization, or social-professional organization as part or all of the business name, unless approved by the respective organization.
Using words or symbols that violate national historical traditions, culture, ethics, or social customs.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.