Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu gồm những gì?

[Chuyên viên pháp lý: Lò Phương Thảo]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là gì? Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu gồm những gì? Quy trình thủ tục được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.

1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là gì?

Theo khoản 21 Điều 3 Luật Đất đai 2024 quy định: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Tài sản gắn liền với đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất theo quy định của pháp luật. Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của các luật có liên quan được thực hiện theo quy định của Luật này có giá trị pháp lý tương đương như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất tại Luật này.

2. Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP về điều tra cơ bản đất đai, đăng ký và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, và hệ thống thông tin đất đai, hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu được quy định như sau:

1. Đối với hộ gia đình, cá nhân hoặc cộng đồng dân cư đang sử dụng đất hoặc sở hữu tài sản gắn liền với đất, hồ sơ cần nộp bao gồm:

Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 04/ĐK kèm theo Nghị định;

Một trong các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 137, khoản 1 và khoản 5 Điều 148, khoản 1 và khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai, kèm theo sơ đồ nhà ở hoặc công trình (nếu có);

Trường hợp có phần diện tích đất tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận thì cần nộp thêm giấy tờ chuyển quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận phần tăng thêm đó;

Giấy tờ thừa kế quyền sử dụng đất (nếu nhận thừa kế mà chưa có Giấy chứng nhận);

Giấy tờ chuyển quyền sử dụng đất và thừa kế theo quy định tại khoản 4 Điều 45 Luật Đất đai (nếu có);

Giấy tờ về việc giao đất không đúng thẩm quyền hoặc mua bán, thanh lý, phân phối nhà, công trình (nếu có, theo Điều 140 Luật Đất đai);

Tài liệu liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai (nếu có vi phạm);

Hợp đồng, văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án về việc xác lập quyền đối với thửa đất liền kề (nếu có);

Văn bản xác định thành viên có chung quyền sử dụng đất trong hộ gia đình;

Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có);

Hồ sơ thiết kế công trình đã được thẩm định hoặc văn bản nghiệm thu công trình xây dựng đối với công trình không có giấy tờ theo Điều 149 hoặc được miễn giấy phép xây dựng;

Nếu thuộc trường hợp tại điểm a khoản 6 Điều 25 Nghị định này thì cần nộp Quyết định xử phạt vi phạm hành chính và chứng từ nộp phạt;

Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có);

Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất, nhà ở, công trình chưa làm thủ tục sang tên thì cần nộp giấy tờ có chữ ký hai bên chuyển và nhận quyền;

Trường hợp công trình xây dựng phải xin phép theo khoản 3 Điều 148 hoặc 149 Luật Đất đai thì cần nộp giấy xác nhận của cơ quan quản lý cấp huyện về điều kiện tồn tại của nhà, công trình (nếu có).

2. Đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hoặc người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài nhận thừa kế đất theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 28 Luật Đất đai, hồ sơ bao gồm:

Đơn đăng ký theo Mẫu số 05/ĐK (hoặc Mẫu số 04/ĐK đối với người gốc Việt ở nước ngoài);

Một trong các giấy tờ theo Điều 137, khoản 4 và 5 Điều 148, khoản 4 và 5 Điều 149 Luật Đất đai (nếu có);

Giấy tờ nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo pháp luật dân sự (đối với người gốc Việt định cư ở nước ngoài);

Sơ đồ hoặc bản trích đo địa chính thửa đất (nếu có);

Báo cáo rà soát hiện trạng sử dụng đất theo Mẫu số 05a/ĐK (đối với tổ chức trong nước hoặc tổ chức tôn giáo đang sử dụng đất);

Hồ sơ thiết kế công trình được thẩm định hoặc văn bản nghiệm thu (đối với công trình xây dựng trên đất nông nghiệp không có giấy tờ theo Điều 149 hoặc được miễn giấy phép xây dựng);

Chứng từ nghĩa vụ tài chính hoặc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có).

3. Quy trình thủ tục

Theo quy định tại Điều 31 và Điều 36 của Nghị định số: 101/2024/NĐ-CP, trình tự thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) lần đầu được quy định như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Sổ đỏ lần đầu được nộp tại Bộ phận Một cửa do Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi có đất quy định.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh giấy tờ theo quy định.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận sẽ lập Phiếu hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã để thực hiện bước tiếp theo.

Bước 3: Xác nhận hiện trạng sử dụng đất

UBND cấp xã sẽ kiểm tra và xác nhận:

Tình trạng thực tế thửa đất, có nhà ở hoặc công trình xây dựng hay không;

Đất có tranh chấp hay thuộc diện quy hoạch không;

Đồng thời, xác nhận tính pháp lý của các giấy tờ theo từng trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 33 của Nghị định.

Bước 4: Đo đạc và trích đo bản đồ địa chính

Nếu đã có bản đồ địa chính: Cung cấp bản trích lục từ bản đồ địa chính có sẵn;

Nếu chưa có bản đồ địa chính: Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra lại bản trích đo do người sử dụng đất cung cấp.

Thời gian thực hiện: Không quá 05 ngày làm việc.

Chi phí đo đạc: Do người sử dụng đất chi trả.

Văn phòng đăng ký đất đai tiếp tục kiểm tra hồ sơ, xác minh thực địa nếu cần, và xác nhận trong đơn đăng ký rằng người sử dụng đất có hay không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.

Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ tài chính

Người nộp hồ sơ cần hoàn thành các khoản nghĩa vụ tài chính, bao gồm:

Lệ phí cấp Giấy chứng nhận;

Tiền sử dụng đất (nếu có);

Lệ phí trước bạ và phí thẩm định hồ sơ (nếu có). Trường hợp được miễn hoặc giảm các khoản chi phí trên thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh để được áp dụng. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cần giữ lại hóa đơn, chứng từ nộp tiền để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý: Chỉ được nhận Giấy chứng nhận sau khi đã nộp đầy đủ các khoản phí, trừ trường hợp được ghi nợ tiền sử dụng đất.

Bước 6: Nhận kết quả

Người dân đến nhận lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo lịch hẹn tại nơi đã nộp hồ sơ.

This article addresses the topic: What is a Certificate of Land Use Rights? What documents are required for the first-time issuance of the Certificate of Land Use Rights? The procedures explained by Tuyet Nhung Bui Law Firm are intended for reference purposes.

4. What is the Certificate of Land Use Rights?

According to Clause 21, Article 3 of the 2024 Land Law:

The Certificate of Land Use Rights, Ownership of Houses and Other Assets Attached to Land is a legal document issued by the State to certify the lawful land use rights and ownership of assets attached to the land of individuals or organizations.

Assets attached to the land that may be certified in the Certificate include houses and construction works according to legal regulations.

Certificates issued in accordance with relevant laws regarding land use rights, house ownership, and other land-attached assets have the same legal validity as those defined in this Law.

5. What documents are required for the first-time issuance of the Certificate?

According to Article 28 of Decree No. 101/2024/NĐ-CP on land survey, registration, and issuance of Certificates of Land Use Rights, the required documents for first-time registration are as follows:

For households, individuals, or communities using land or owning attached assets:

Land and property registration application (Form No. 04/DK under the Decree);

One of the documents specified in Article 137, Clause 1 and Clause 5 of Article 148, Clause 1 and Clause 5 of Article 149 of the Land Law, along with a diagram of the house or construction (if any);

If there is an increased land area already granted a Certificate, include the transfer documents and Certificate of the additional land;

Documents proving inheritance of land use rights (if inheritance has not been certified yet);

Land transfer and inheritance documents per Clause 4, Article 45 of the Land Law (if any);

Documents regarding unauthorized land allocation or purchase, liquidation, or distribution of houses/buildings (if any, as per Article 140 of the Land Law);

Documents related to administrative violations in land use (if applicable);

Contracts, agreements, or court decisions establishing rights over adjacent land parcels (if any);

Written confirmation of joint land use among household members;

Cadastral map extract of the land parcel (if available);

Approved design documents or completion certificate for constructions without permits or exempted from permits (as per Article 149);

If falling under Point a, Clause 6, Article 25 of this Decree, submit the administrative penalty decision and payment receipt;

Financial obligation documents or exemption/reduction certificates (if applicable);

If land/house/construction was transferred without title change, submit documents signed by both parties;

For constructions requiring permits under Clause 3, Articles 148 or 149, submit district-level confirmation regarding the building’s legal existence (if available).

For domestic organizations, religious institutions, foreign diplomatic missions, foreign-invested enterprises, and overseas Vietnamese inheriting land:

Registration form (Form No. 05/DK, or 04/DK for overseas Vietnamese);

Relevant documents as per Article 137, Clause 4 and 5 of Articles 148 and 149 (if any);

Inheritance documents (for overseas Vietnamese as per civil law);

Diagram or cadastral extract of the land parcel (if available);

Status report of current land use (Form No. 05a/DK, for domestic organizations or religious institutions);

Decision on land or house allocation, or defense/security sites for military/police units or state enterprises under Ministry of Defense/Public Security;

Approved design documents or construction acceptance for agricultural land constructions without permits (as per Article 149 or exempted cases);

Financial obligation documents or exemptions (if applicable).

6. Procedure for Issuing the Certificate

According to Articles 31 and 36 of Decree No. 101/2024/NĐ-CP, the process for issuing a Certificate of Land Use Rights (also known as the “Red Book”) for the first time includes the following steps:

Step 1: Submit the application

Based on Point a, Clause 1, Article 21 of the Decree, the application must be submitted to the One-Stop Service Office designated by the Provincial People’s Committee where the land is located.

Step 2: Application review

If the application is incomplete or invalid: The receiving authority will notify and guide the applicant to supplement the documents as required.

If the application is complete and valid: A receipt slip will be issued, and the application will be forwarded to the Commune-level People’s Committee.

Step 3: Land use status verification

The Commune-level People’s Committee will verify and confirm:

The current condition of the land parcel (whether it includes housing or constructions);

Whether the land is under dispute or included in any planning;

The legality of submitted documents in accordance with Clause 2, Article 33 of the Decree.

Step 4: Land measurement and cadastral map extract

If a cadastral map exists: Provide an extract from the existing map;

If no cadastral map exists: The Land Registration Office will conduct field measurement or verify the applicant’s submitted map.

Timeframe: No more than 5 working days.

Measurement costs: Borne by the land user.

The Land Registration Office will further check the documents, conduct field verification if needed, and confirm whether the applicant meets the conditions for issuance.

Step 5: Fulfillment of financial obligations

The applicant must pay:

Certificate issuance fees;

Land use fees (if applicable);

Registration fees and dossier appraisal fees (if any).

If eligible for exemptions or reductions, supporting documents must be submitted.

Keep all receipts and payment proofs to present when collecting the Certificate.

Note: The Certificate will only be issued after all applicable fees are paid, except in cases of deferred land use payment.

Step 6: Receive the Certificate

The applicant collects the Certificate of Land Use Rights at the submission office according to the scheduled date.

---

TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế về lĩnh vực đất đai, xây dựng, nhà ở. Liên hệ tư vấn hoặc mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án tại toà án, vui lòng liên hệ số điện thoại: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.