Bài viết này đề cập đến các thông tin liên quan đến việc ký hợp đồng trước doanh nghiệp làm sao để được trừ vào chi phí doanh nghiệp theo quy định pháp luật dùng để tham khảo?
1. Ký hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp?
Theo Điều 18 Khoản 1 của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, người thành lập doanh nghiệp có quyền ký các loại hợp đồng nhằm phục vụ cho quá trình thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Người thành lập doanh nghiệp được hiểu là cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào việc thành lập hoặc góp vốn để thành lập doanh nghiệp. Do đó, họ được phép ký hợp đồng trước khi thành lập công ty, bao gồm các loại hợp đồng như: hợp đồng thuê văn phòng; hợp đồng dịch vụ pháp lý với văn phòng/công ty luật để thực hiện thủ tục thành lập công ty; hợp đồng thỏa thuận góp vốn.
2. Đặc điểm của Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp?
Thứ nhất, Về chủ thể ký hợp đồng
Theo quy định tại Khoản 25 Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020, một trong các bên ký hợp đồng là người thành lập doanh nghiệp. Người này có thể là cá nhân, tổ chức thành lập hoặc góp vốn để thành lập doanh nghiệp.
Thứ hai, Về mục đích ký hợp đồng
Mục đích của hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Các loại hợp đồng có thể bao gồm: Hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng mua sắm thiết bị, hợp đồng dịch vụ pháp lý với văn phòng/công ty luật để thực hiện thủ tục thành lập công ty. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình đối với các nghĩa vụ và trách nhiệm phát sinh từ việc vi phạm hợp đồng.
Thứ ba, Về thời điểm giao kết hợp đồng
Hợp đồng được ký kết trước và trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Trước khi doanh nghiệp được thành lập, không có tư cách pháp nhân nên không thể trở thành một bên chủ thể của hợp đồng. Thời điểm doanh nghiệp được xác định dựa trên quy định của từng loại hình doanh nghiệp. Công ty mới có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, từ đó trở đi, có thể thực hiện và thay đổi hợp đồng với các chủ thể khác.
Thứ tư, Về trách nhiệm đối với vi phạm hợp đồng
Nếu doanh nghiệp không được thành lập, người giao kết hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm đối với vi phạm hợp đồng, trong trường hợp này là người thành lập doanh nghiệp. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp được thành lập, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện hợp đồng.
Bốn điểm trên đã khái quát hoá định nghĩa của hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp theo cách nhìn nhận hiện đại của pháp luật Việt Nam. Các hợp đồng này có thể là giữa người thành lập doanh nghiệp và người không phải là người thành lập doanh nghiệp, hoặc giữa những người thành lập doanh nghiệp với nhau. Khi ký kết hợp đồng, các bên sẽ phát sinh nghĩa vụ, trách nhiệm đối với hợp đồng sau khi doanh nghiệp được thành lập hoặc không được thành lập.
Trên thực tế, để một doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định và phát triển kinh doanh, người thành lập cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch rõ ràng trước khi thành lập doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, người thành lập có thể ký kết hợp đồng để chuẩn bị cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.
Khi ký kết hợp đồng, các bên tham gia sẽ phát sinh nghĩa vụ. Nếu doanh nghiệp được thành lập, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ từ hợp đồng đã ký kết. Trong trường hợp doanh nghiệp không được thành lập, người ký kết hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm hoặc người thành lập doanh nghiệp liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó. Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi của bên kia trong giao kết hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp. Tức là, quyền và nghĩa vụ của họ vẫn được bảo đảm dù doanh nghiệp có được thành lập hay không. Và trong trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký kinh doanh, người ký kết hợp đồng sẽ gánh chịu rủi ro hoặc người thành lập doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm. Để giảm thiểu rủi ro, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập nên thỏa thuận cụ thể về các nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ việc ký kết hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, vì không có tư cách pháp nhân sau khi thành lập, nên không có sự phân biệt về trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trước và sau khi thành lập. Trong mọi trường hợp, chủ doanh nghiệp tư nhân đều phải chịu trách nhiệm vô hạn. Vấn đề về trách nhiệm từ hợp đồng ký trước khi thành lập doanh nghiệp chỉ đặt ra đối với người thành lập doanh nghiệp là thành viên công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ đông sáng lập công ty cổ phần.
Ảnh minh hoạ
3. Ký hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp làm sao để được trừ vào chi phí doanh nghiệp?
Thuế giá trị gia tăng
Theo quy định tại điểm b khoản 12 Điều 14 của Thông tư số: 219/2013/TT-BTC, trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên phải có văn bản ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ một số chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư, để được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT được thực hiện dựa trên hóa đơn GTGT có tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền, và phải thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo nguyên tắc, mọi khoản chi thực tế có hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, theo quy định tại Điều 4 của Thông tư số: 96/2015/TT-BTC.
Theo khoản 3 Điều 3 của Thông tư số: 45/2013/TT-BTC, chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp không được coi là tài sản cố định vô hình mà sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa 03 năm.
4. Trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp?
Theo quy định tại Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy trình đăng ký doanh nghiệp được xác định như sau:
Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đăng ký doanh nghiệp có thể thực hiện qua các phương thức sau:
+ Đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
+ Đăng ký qua dịch vụ bưu chính;
+ Đăng ký qua mạng thông tin điện tử.
+ Đăng ký qua mạng thông tin điện tử là quá trình nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ này bao gồm các thông tin theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ trên giấy.
+ Tổ chức và cá nhân có thể sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện đăng ký qua mạng thông tin điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
+ Tài khoản đăng ký kinh doanh được cấp bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho cá nhân và cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng và đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
+ Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người làm đơn.
Nếu từ chối đăng ký, Cơ quan phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người làm đơn.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.