Trang chủQuy định về thời hạn lưu giữ hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp?
Bài viết này đề cập đến việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp trong thời hạn bao lâu? Trường hợp không tuân thủ quy định về lưu giữ hồ sơ bị xử lý như thế nào?
1. Quy định về thời hạn lưu giữ hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp?
Theo Điều 11 của Luật Doanh nghiệp 2020, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần giữ lại các loại tài liệu sau đây:
– Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
– Địa điểm lưu trữ tài liệu: Các tài liệu này phải được giữ lại tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ của công ty.
Ảnh minh hoạ
2. Thời hạn lưu giữ hồ sơ báo cáo thuế?
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp có những tài liệu, hồ sơ bắt buộc phải lưu giữ theo thời hạn tổng hợp dưới đây:
| Tài liệu | Thời hạn lưu giữ | |
| Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty | Trong thời gian hoạt đột của Doanh nghiệp | |
| Tài liệu kế toán (Khoản 1, Điều 13, Nghị định số: 174/2016/NĐ-CP) | Tối thiểu 10 năm | |
| Hồ sơ Kiểm toán (Điều 18, Nghị định số: 17/2012/NĐ-CP) | Tối thiểu 10 năm | |
| Hồ sơ dự thầu. Ngoại trừ: Báo cáo đánh giá về nhà thầu không đủ năng lực tài chính đã được trả hồ sơ dự thầu lưu giữ trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày đã được chọn nhà thầu và Hồ sơ của các gói thầu đã có quyết định huỷ thầu lưu giữ 12 tháng. (Điều 10, Nghị định số:63/2014/NĐ-CP) | Tối thiểu 03 năm | |
| Nhóm 1: Hồ sơ, tài liệu tổng hợp Nhóm 2: Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo Nhóm 3: Hồ sơ, tài liệu về chính sách tiền tệ Nhóm 4: Hồ sơ, tài liệu về quản lý hoạt động ngoại hối Nhóm 5: Hồ sơ, tài liệu về quản lý công tác thanh toán Nhóm 6: Hồ sơ, tài liệu về quản lý hoạt động tín dụng Nhóm 7: Hồ sơ, tài liệu về công tác dự báo, thống kê Nhóm 8: Hồ sơ, tài liệu về ổn định tiền tệ, tài chính Nhóm 9: Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thị trường tiền tệ, dự trữ ngoại hối, dự trữ bắt buộc, quan hệ đại lý với đối tác nước ngoài Nhóm 10: Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ phát hành và kho quỹ Nhóm 11: Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giám sát, giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng, chống tham nhũng Nhóm 12: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố Nhóm 13: Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán Nhóm 14: Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng Nhóm 15: Hồ sơ, tài liệu về kiểm toán, kiểm soát nội bộ Nhóm 16: Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế Nhóm 17: Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế Nhóm 18: Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng Nhóm 19: Hồ sơ, tài liệu về công tác truyền thông, báo chí Nhóm 20: Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Nhóm 21: Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị công sở Nhóm 22: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động thông tin tín dụng Nhóm 23: Hồ sơ, tài liệu về quản lý doanh nghiệp có vốn nhà nước do Ngân hàng Nhà nước đại diện chủ sở hữu Nhóm 24: Hồ sơ, tài liệu về nghiên cứu khoa học Nhóm 25: Hồ sơ, tài liệu về công nghệ thông tin Nhóm 26: Hồ sơ, tài liệu về lĩnh vực giáo dục Nhóm 27: Hồ sơ, tài liệu của Ban cán sự Đảng, của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên (Điều 4 Thông tư số: 22/2021/TT-NHNN) | Tối thiểu 05 năm đến vĩnh viễn | |
| Sổ ghi Biên bản các cuộc họp giao ban (Thông tư số: 10/2022/TT-BNV) | 05 năm | |
| Tài liệu hồ sơ ngành giáo dục (Thông tư số: 27/2016/TT-BGDĐT) | Tối thiểu 05 năm | |
| Hồ sơ tai nạn lao động (Khoản 1, Điều 16, Nghị định số: 39/2016/NĐ-CP) | 15 năm | |
| Hồ sơ taì sản cố định (Khoản 2, Điều 13, Nghị định số: 174/2016/NĐ-CP) | 10 năm | |
| Hồ sơ thẩm định giá (Thông tư số: 323/2016/TT-BTC) | 10 năm | |
| Hồ sơ xin cấp C/0 (Dựa theo hướng dẫn tại Công văn số: 4173/CHQ-GSQL ngày 17/4/2014) | 3 năm | |
| Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán: (Thông tư số: 10/2022/TT-BNV) | Dài hạn, hàng năm | Vĩnh viễn |
| 6 tháng, 9 tháng | 10 năm | |
| Quý, tháng | 5 năm | |
| Hợp dòng lao động: (Thông tư số: 22/2021/TT-NHNN) | 10 năm HĐ không xác định thời hạn 05 HĐ xác định thời hạn | |
| Phiếu thu, chi, xuất kho (Điều 12, Nghị định số: 174/2016/NĐ-CP) | Tối thiểu 05 năm | |
| Tờ khai hải quan (Luật Hải quan 2014) | 05 năm | |
3. Doanh nghiệp không lưu giữ hồ sơ công ty theo quy định thì bị xử phạt như thế nào?
Dựa trên quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, vi phạm không lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty có thể bị xử phạt từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: buinhunglw2b@gmail.com để được hỗ trợ.
