Bài viết đề cập đến nội dung pháp lý về Quy định về quản lý con dấu doanh nghiệp; quy định về con dấu dưới hình thức chữ ký số có phải là con dấu doanh nghiệp? và Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
The article discusses the legal regulations on the management of enterprise seals, whether a digital signature constitutes an enterprise seal, and whether businesses are required to notify the seal sample before use. This information is provided by Tuyết Nhung Bùi Law Firm for reference purposes.
1. Quy định về quản lý con dấu doanh nghiệp
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể giải thích về khái niệm “con dấu doanh nghiệp”. Tuy nhiên, trên thực tế, con dấu doanh nghiệp có thể được hiểu là phương tiện dùng để đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Đây là dấu hiệu đặc trưng, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa các doanh nghiệp khác nhau.
Con dấu được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật. Vì lý do này, việc quản lý con dấu pháp nhân phải được thực hiện chặt chẽ để tránh các rủi ro như thất lạc, giả mạo,…
Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về con dấu doanh nghiệp bao gồm:
Con dấu có thể được tạo tại cơ sở khắc dấu hoặc tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác thuộc doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định trong Điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị có con dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Regulations on Enterprise Seal Management
Currently, there is no specific legal definition of the term “enterprise seal.” However, in practice, an enterprise seal can be understood as a tool used to stamp documents and papers of a business. It serves as a unique identifier, distinguishing one enterprise from another.
The enterprise seal is considered a legal representative of the business and holds legal validity in confirming rights and obligations under the law. For this reason, the management of the enterprise seal must be strictly controlled to prevent risks such as loss or forgery.
According to Article 43 of the 2020 Enterprise Law, regulations on enterprise seals include:
+ The seal may be created at a seal engraving facility or exist in the form of a digital signature as prescribed by the law on electronic transactions.
+ Businesses have the right to determine the type, quantity, format, and content of the seal used for the enterprise, branches, representative offices, or other affiliated units.
+ The management and retention of the seal must comply with the company’s charter or regulations issued by the enterprise, branches, representative offices, or affiliated units possessing the seal. Enterprises must use the seal in transactions in accordance with the law.
2. Dấu dưới hình thức chữ ký số có phải là con dấu doanh nghiệp?
Khoản 1 Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng con dấu doanh nghiệp bao gồm:
Dấu được tạo tại cơ sở khắc dấu;
Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, theo quy định này, chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử cũng được xem là con dấu của doanh nghiệp.
Theo Nghị định số: 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách biến đổi dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng. Điều này giúp người nhận có thể xác minh được:
Chữ ký số được tạo bởi đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Nội dung dữ liệu vẫn nguyên vẹn kể từ thời điểm chữ ký số được tạo ra.
Chữ ký số được coi là an toàn nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Được tạo trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số.
Được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cấp:
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn.
+ Khóa bí mật chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Is a Digital Signature Considered an Enterprise Seal?
Clause 1, Article 43 of the 2020 Enterprise Law stipulates that an enterprise seal includes:
A seal created at a seal engraving facility;
Or a seal in the form of a digital signature, as prescribed by the law on electronic transactions.
Thus, according to this regulation, a digital signature under the law on electronic transactions is also considered an enterprise seal.
According to Decree No. 130/2018/NĐ-CP, a digital signature is a type of electronic signature created by transforming data using an asymmetric cryptographic system. This allows the recipient to verify:
The digital signature was generated using the correct private key corresponding to the public key within the same key pair.
The integrity of the data remains unchanged from the moment the digital signature was created.
A digital signature is considered secure if it meets the following conditions:
It is created while the digital certificate is valid and can be verified using the public key recorded on that certificate.
It is generated using a private key corresponding to the public key recorded on the digital certificate issued by one of the following entities:
National digital signature certification service provider;
Government-specialized digital signature certification service provider;
Public digital signature certification service provider;
Specialized digital signature certification service provider for agencies or organizations that have been granted a certificate of compliance with security requirements.
The private key is solely controlled by the signer at the time of signing.
3. Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu trước khi đưa vào sử dụng. Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc.
Như vậy, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến các cơ sở khắc dấu để làm con dấu mà không cần thông báo trước.
Is an Enterprise Required to Notify the Seal Sample Before Use?
According to the 2020 Enterprise Law, businesses are not required to complete the procedure for notifying the seal sample before using it. Enterprises have full authority to determine the type, quantity, form, and content of the seal for the company, branches, representative offices, and affiliated units.
Thus, businesses can either create their own seal or have it engraved at a seal engraving facility without the need for prior notification.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.