Bài viết này đề cập đến nội dung pháp lý liên quan đến định nghĩa về hội chợ, triển lãm; tiêu chuẩn tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại; Nghĩa vụ của thương nhân tổ chức hội chợ triển lãm và thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại dùng vào mục đích tham khảo.
1. Hội chợ, triển lãm thương mại là gì?
Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được tổ chức trong một khoảng thời gian và tại một địa điểm cụ thể, nơi các thương nhân có thể trưng bày và giới thiệu hàng hóa, dịch vụ để thúc đẩy và tìm kiếm cơ hội ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ (Theo Điều 129 Luật Thương mại 2005).
[EN]
What is a trade fair and exhibition?
Trade fairs and exhibitions are commercial promotion activities organized for a specific period and at a particular location, where traders can display and introduce goods and services to promote and seek opportunities for signing contracts for the sale of goods and service agreements (According to Article 129 of the 2005 Commercial Law).
2. Quy định về tổ chức hội chợ, triển lãm theo quy định hiện hành?
2.1. Tiêu chuẩn tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại?
Theo quy định tại Khoản 12 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ ban hành, việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam với danh nghĩa của tỉnh, thành phố cần đạt các tiêu chuẩn sau:
Việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam với danh nghĩa của tỉnh, thành phố phải tuân thủ các tiêu chuẩn quy định tại Khoản 11 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP và các tiêu chuẩn do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố quy định.
Việc tổ chức tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài với danh nghĩa Quốc gia Việt Nam phải tuân thủ các tiêu chuẩn do Bộ Công Thương quy định.
Các tiêu chuẩn theo quy định tại Khoản 11 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP bao gồm:
+ Hàng hóa tại hội chợ, triển lãm thương mại phải được trưng bày, giới thiệu trong các gian hàng tiêu chuẩn (kích thước 3mx3m) hoặc khu vực tương đương với nhiều gian hàng tiêu chuẩn.
+ Có đầy đủ các dịch vụ phục vụ bao gồm: điện, nước, an ninh, vệ sinh.
[EN]
Standards for organizing trade fairs and exhibitions?
According to Clause 12, Article 29 of Decree 81/2018/ND-CP, guiding the Commercial Law on commercial promotion activities issued by the Prime Minister, the organization of trade fairs and exhibitions in Vietnam under the name of provinces and cities must meet the following standards:
The organization of trade fairs and exhibitions in Vietnam under the name of provinces and cities must comply with the standards specified in Clause 11, Article 29 of Decree 81/2018/ND-CP and the standards set by the provincial and municipal People’s Committees.
The organization of participation in trade fairs and exhibitions abroad under the name of the State of Vietnam must comply with the standards set by the Ministry of Industry and Trade.
The standards specified in Clause 11, Article 29 of Decree 81/2018/ND-CP include:
Goods at trade fairs and exhibitions must be displayed and introduced in standard booths (3m x 3m) or areas equivalent to multiple standard booths.
Full services must be provided, including electricity, water, security, and sanitation.
Ảnh minh hoạ
2.2. Nghĩa vụ của thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại?
Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ của thương nhân tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại như sau:
Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, phản ánh của người tiêu dùng hoặc tổ chức, cá nhân về hội chợ, triển lãm thương mại và về hàng hóa trưng bày tại hội chợ, triển lãm thương mại.
Cung cấp cho thương nhân tham gia đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến việc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại và các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ, triển lãm thương mại ngoài hoạt động trưng bày hàng hóa.
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều 139, Điều 140 Luật Thương mại, bao gồm:
– Quyền và nghĩa vụ của thương nhân tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài:
+ Được tạm xuất, tái nhập hàng hóa và tài liệu về hàng hóa, dịch vụ để trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại.
+ Phải tuân thủ các quy định về việc tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài.
+ Được bán, tặng hàng hóa trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài; phải nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại:
+ Niêm yết chủ đề và thời gian tiến hành hội chợ, triển lãm thương mại tại nơi tổ chức trước ngày khai mạc.
+ Yêu cầu bên thuê dịch vụ cung cấp hàng hóa để tham gia hội chợ, triển lãm thương mại theo thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
+ Yêu cầu bên thuê dịch vụ cung cấp thông tin về hàng hóa, dịch vụ để tham gia hội chợ, triển lãm thương mại và các phương tiện cần thiết khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.
+ Nhận thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác.
+ Thực hiện việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo thỏa thuận trong hợp đồng.
[EN]
Obligations of traders organizing trade fairs and exhibitions?
Fulfill other obligations as specified in Articles 139 and 140 of the Commercial Law, including:
Rights and obligations of traders organizing or participating in trade fairs and exhibitions abroad:
+ They are allowed to temporarily export and re-import goods and documents related to goods and services for display and introduction at trade fairs and exhibitions.
+ They must comply with regulations regarding the organization and participation in trade fairs and exhibitions abroad.
+ They are permitted to sell or donate goods displayed at trade fairs and exhibitions abroad; they must pay taxes and fulfill other financial obligations according to Vietnamese law.
Rights and obligations of traders engaged in trade fair and exhibition services:
+ Post the theme and schedule of the trade fair or exhibition at the venue before the opening day.
+ Require the service provider to supply goods for participation in the trade fair or exhibition within the timeframe agreed upon in the contract.
+ Require the service provider to supply information about goods and services for the trade fair or exhibition and other necessary resources as agreed in the contract.
+ Receive service fees and other reasonable costs.
+ Organize the trade fair or exhibition according to the terms agreed upon in the contract.
2.3. Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại?
Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 17/2020/NĐ-CP) được quy định như sau:
Thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam (không bao gồm các hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại trong khuôn khổ các chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định); hoặc tổ chức cho thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài (không bao gồm các hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại trong khuôn khổ các chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ quyết định) thì phải thực hiện thủ tục hành chính đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép:
+ Sở Công Thương nơi tổ chức đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.
+ Bộ Công Thương đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.
Cách thức đăng ký sau:
+ Nộp 01 hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
+ Nộp 01 hồ sơ đăng ký trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
+ Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.
Thời hạn đăng ký (dựa theo ngày nhận ghi trên vận đơn bưu điện hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua đường bưu điện, dựa theo ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc dựa theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến):
+ Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 30 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.
+ Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 45 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.
Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại:
+ 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
+ 01 bản sao không cần chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật.
Thời hạn xử lý thủ tục:
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản về việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ.
Trong trường hợp không xác nhận, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải nêu rõ lý do. Nội dung xác nhận hoặc không xác nhận sẽ được thực hiện theo Mẫu số 11 hoặc Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
Báo cáo sau khi tổ chức:
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân, tổ chức có hoạt động liên quan đến thương mại phải có văn bản báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo những nội dung đã đăng ký và được xác nhận, theo Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
[EN]
Procedure for registering the organization of trade fairs and exhibitions?
The procedure for registering the organization of trade fairs and exhibitions according to Article 29 of Decree 81/2018/ND-CP (amended by Decree 17/2020/ND-CP) is as follows:
Traders organizing trade fairs and exhibitions in Vietnam (excluding activities within trade promotion programs decided by the Prime Minister or provincial People’s Committees) or organizing participation for traders, organizations, or individuals in trade fairs and exhibitions abroad (excluding activities within trade promotion programs decided by the Prime Minister) must complete the administrative procedure for registering the organization of trade fairs and exhibitions with the competent state authority.
Authorized licensing authorities:
+ Department of Industry and Trade where the event is held for trade fairs and exhibitions in Vietnam.
+ Ministry of Industry and Trade for trade fairs and exhibitions abroad.
Registration methods:
+ Submit 01 registration dossier by postal mail to the competent state authority.
+ Submit 01 registration dossier directly at the competent state authority’s office.
+ Use the online public service system provided by the competent state authority.
Registration deadlines (based on the date recorded on the postal receipt or equivalent forms for postal submissions, based on the date on the receipt of the dossier for direct submissions, or based on the date recorded in the system for online public service submissions):
+ Up to (earliest) 365 days and no less than (latest) 30 days before the opening day for trade fairs and exhibitions in Vietnam.
+ Up to (earliest) 365 days and no less than (latest) 45 days before the opening day for trade fairs and exhibitions abroad.
Registration dossier for organizing trade fairs and exhibitions:
+ 01 Trade fair and exhibition organization registration form according to Form No. 10 in the Appendix attached to Decree 81/2018/ND-CP.
+ 01 copy of the Business Registration Certificate, Investment Registration Certificate, Decision of Establishment, or other legal documents of equivalent value according to legal regulations, without notarization.
Processing time:
The competent state authority will respond with written confirmation or non-confirmation of the trade fair and exhibition registration within 07 working days from the date of receiving the complete dossier.
In case of non-confirmation, the competent state authority must specify the reasons. The confirmation or non-confirmation content will be executed according to Form No. 11 or Form No. 12 in the Appendix attached to Decree 81/2018/ND-CP.
Post-event reporting:
Within 30 days from the end of the trade fair or exhibition, traders and organizations involved in commercial activities must submit a written report to the competent state authority about the results of the trade fair or exhibition organization according to the registered and confirmed content, using Form No. 14 in the Appendix attached to Decree 81/2018/ND-CP.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực Thương mại. Liên hệ tư vấn hoặc mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án Thương mại tại Toà án và Trọng tài trong các tranh chấp liên quan đến Thương mại. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.