Thủ tục xin cấp Sổ đỏ lần đầu

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất? Thủ tục xin cấp Sổ đỏ lần đầu? Nghĩa vụ tài chính khi được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo. 

1. Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất

Theo quy định tại Điều 136 Luật Đất đai 2024, thẩm quyền cấp GCNQSDĐ được chia thành hai trường hợp cụ thể:

Trường hợp thứ nhất: Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu đối với các trường hợp đăng ký lần đầu.

Khi cá nhân, hộ gia đình, tổ chức… đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc tài sản gắn liền với đất lần đầu, thì thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận được chia như sau:

– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (tức tỉnh/thành phố) có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cho:

+ Tổ chức trong nước,

+ Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao

+ Tổ chức tôn giáo,

+ Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài;

+ Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Lưu ý: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được ủy quyền cho cơ quan có chức năng quản lý đất đai cùng cấp cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp quy định tại khoản này;

– Ủy ban nhân dân cấp huyện (quận, huyện, thị xã):

+ Có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cho:

+ Cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam

+ Cộng đồng dân cư.

Trường hợp thứ hai: Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác nhận thay đổi đối với trường hợp đăng ký biến động (ví dụ: chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, thay đổi tài sản…) như sau:

+ Tổ chức đăng ký đất đai sẽ thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các đối tượng sau:

+ Tổ chức trong nước,

+ Tổ chức tôn giáo và tổ chức tôn giáo trực thuộc,

+ Cơ quan, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao tại Việt Nam, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài,

Chi nhánh của tổ chức đăng ký đất đai hoặc tổ chức đăng ký đất đai thực hiện cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài;

Lưu ý, Đối với địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật thì UBND cấp huyện cấp GCNQSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho hộ gia đình, cá nhân.

2. Thủ tục xin cấp Sổ đỏ lần đầu

Thủ tục cấp GCNQSDD lần đầu được quy định tại Điều 31, Điều 36 Nghị định 101/2024/NĐ-CP như sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

Theo Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với trường hợp đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu, người sử dụng đất cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ:

– Dơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04 DK.

– Chúng từ, tài liệu đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.
này).

– Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)

– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục hành chính

Sau đó nộp đến bộ phận một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã;

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

Đây là giai đoạn mà người sử dụng đất đã thực hiện xong nghĩa vụ cung cấp thông tin, giấy tờ để chứng minh họ có điều kiện được cấp GCNQSDĐ ở Hồ sơ xin cấp GCNQSDĐ. Hồ sơ này được UBND cấp xã nơi có đất thẩm tra, xác minh vào đơn xin cấp GCNQSDĐ ở của người sử dụng đất.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận sẽ lập Phiếu hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã để thẩm tra, xác minh.

Bước 3. Xác nhận hiện trạng đất

Sau khi nhận hồ sơ, UBND xã có trách nhiệm xác nhận tình trạng sử dụng đất, bao gồm việc kiểm tra xem đất có công trình xây dựng hoặc nhà ở hay không, đồng thời xác định liệu đất có đang có tranh chấp hoặc thuộc diện quy hoạch hay không.

Ngoài việc xác nhận tình trạng đất, UBND xã cũng sẽ xác nhận các giấy tờ pháp lý liên quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 101/2024NĐ-CP.

Bước 4: Đo đạc, trích đo bản đồ địa chính

Nếu dã có bản đồ địa chính, cần cung cấp bản trích lục. Nếu chưa có, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trích đo hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính, với thời gian thực hiện không quá 5 ngày và chi phí trích đo do người sử dụng đất chi trả.

Sau khi đo đạc và kiểm tra thực địa, Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận điều kiện cấp GCNQSDĐ.

Bước 5. Người nộp hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính

Các khoản lệ phí cần nộp bao gồm lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ và phí thẩm định hồ sơ (nếu có).

Trường hợp được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính thì phải nộp kèm giấy tờ chứng minh. GCNQSDĐ chỉ được cấp khi nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất theo quy định.

Bước 6. Trả kết quả và nhận lại Giấy chứng nhận

Cấp GCNQSDĐ lần đầu: Không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

Tổng thời gian giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu: Không quá 20 ngày làm việc.

3. Nghĩa vụ tài chính khi được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Pháp luật có quy định về việc người sử dụng đất phải chấp hành các nghĩa vụ tài chính sau khi được cấp GCNQSDĐ. Theo đó, người sử dụng đất trong từng trường hợp cụ thể phải nộp lệ phí trước bạ, tiền sử dụng đất, lệ phí địa chính và các loại lệ phí khác.

3.1. Lệ phi trước bạ

Căn cứ Điều 4 Nghị định số 10/2022/NĐ-CP “Tổ chức, cá nhân có tài sản thuộc đối tượng chịu lệ phí trước bạ phải nộp khoản lệ phí này khi đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trừ các trường hợp thuộc đối tượng miễn lệ phí trước bạ theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 10/2022/NĐ-CP.”

Căn cứ tính lệ phí trước bạ được quy định tại Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP. Mức thu lệ phí trước bạ đối với nhà, đất là 0,5% giá trị tài sản khi thực hiện việc cấp GCNQSDĐ

3.2. Lệ phi địa chính
Theo Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, thẩm quyền ban hành mức thu lệ phí địa chính thuộc về Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Mức thu cụ thể khi cấp GCNQSDĐ, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất sẽ do từng địa phương quy định cho sao phù hợp, thích ứng với từng điều kiện cụ thể của từng khu vực cũng như chính sách phát triển kinh tế xã hội của từng địa phương

Thông thường, mức lệ phí đối với cá nhân, hộ gia đình sẽ thấp hơn so với tổ chức. Ngoài ra, lệ phí tại khu vực nông thôn hoặc vùng điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn thường thấp hơn so với tại các quận nội thành hoặc khu vực phát triển.
3.3. Tiền sử dụng đất

Căn cứ tại Điều 3 Nghị định số 103/2024/NĐ-CP, căn cứ thu tiền sử dụng đất được tính dựa trên ba yếu tố sau:

+ Diện tích đất tính tiền sử dụng đất (Điều 4 Nghị định số 103/2024/NĐ-CP).

+ Giá đất tính tiền sử dụng đất theo bảng giá đất hoặc kết quả đấu giá (Điều 5 Nghị định số 103/2024/NĐ-CP).

+ Chính sách miễn, giảm tiền sử dụng đất theo quy định tại các Điều 17, 18 và 19 Nghị định này.
Ngoài ra, Khoản 1 Điều 155 Luật Đất đai 2024 cũng quy định cụ thể căn cứ tính tiền sử dụng đất như sau:

+ Diện tích đất được giao, được chuyển mục đích sử dụng, được công nhận quyền sử dụng đất;

+ Giá đất tại thời điểm xác định nghĩa vụ tài chính theo Điều 159 và Điều 160 Luật Đất đai 2024; trường hợp đấu giá quyền sử dụng đất thì giá đất là giá trúng đấu giá;

+ Các chính sách miễn, giảm tiền sử dụng đất áp dụng tùy từng đối tượng, mục đích sử dụng đất và hoàn cảnh cụ thể.

[EN]

This article addresses issues related to the authority to grant Certificates of Land Use Rights, Ownership of Residential Housing, and Assets Attached to Land; procedures for applying for a Land Use Rights Certificate (commonly referred to as a “Red Book”) for the first time; and the financial obligations associated with being granted such certificates. The content is provided by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.

1. Authority to Grant Certificates of Land Use Rights, Ownership of Housing, and Assets Attached to Land

According to Article 136 of the 2024 Land Law, the authority to issue Certificates of Land Use Rights is divided into two specific categories:

First category: Authority to issue Certificates for initial registration

When individuals, households, organizations, etc., register land use rights, housing ownership, or ownership of assets attached to land for the first time, the authority is divided as follows:

Provincial-level People’s Committees (i.e., province/city level):

Authorized to issue certificates to:

+ Domestic organizations;

+ Foreign organizations with diplomatic functions;

+ Religious organizations;

+ Overseas Vietnamese;

+ Foreign-invested economic organizations.

Note: The provincial People’s Committee may authorize a land management agency at the same level to issue certificates for the above-mentioned cases.

District-level People’s Committees (districts, towns, cities under province):

Authorized to issue certificates to:

+ Domestic individuals and Vietnamese citizens residing abroad;

+ Residential communities.

Second category: Authority to issue Certificates for changes or updates (land use right transfers, inheritance, donation, asset modifications, etc.):

Land Registration Organizations are responsible for issuing the Certificates to the following entities:

+ Domestic organizations;

+ Religious organizations and their affiliated bodies;

+ Foreign diplomatic organizations in Vietnam;

+ Foreign-invested economic organizations.

Land Registration Offices or their branches will issue certificates to:

+ Individuals, residential communities, overseas Vietnamese.

Note: In localities where a Land Registration Office has not been established, the District-level People’s Committee will issue the certificate to households and individuals.

2. Procedures for First-Time Issuance of a Land Use Rights Certificate

These procedures are governed by Articles 31 and 36 of Decree No. 101/2024/ND-CP:

Step 1: Submit application

As stipulated in Article 28 of Decree 101/2024/ND-CP, applicants must submit a dossier including:

Application form (Form No. 04/DK);

Documents proving fulfillment of financial obligations or proof of exemption/reduction;

Cadastral map extract (if available);

Power of attorney (if applicable).

Applications are submitted to the One-Stop-Shop Division per the regulations of the provincial People’s Committee.

Step 2: Application review

Authorities review the documents provided by the land user:

If incomplete or invalid: The applicant will be notified and guided to make corrections.

If complete and valid: A result notification slip will be issued, and the application forwarded to the commune-level People’s Committee for verification.

Step 3: On-site verification of land status

The commune-level People’s Committee verifies:

Whether any construction exists on the land;

Whether the land is under dispute or subject to planning;

Related legal documents (as stipulated in Clause 2, Article 33, Decree 101/2024/ND-CP).

Step 4: Cadastral mapping and measurement

If cadastral maps are available, they must be submitted. Otherwise, the Land Registration Office will conduct field measurements within 5 days. Measurement costs are borne by the applicant.

Step 5: Fulfillment of financial obligations

Applicants must pay:

Issuance fee;

Land use fee (if applicable);

Registration fee;

Dossier assessment fee (if applicable).

If exempted or eligible for reductions, supporting documentation must be submitted. Certificates will only be issued after financial obligations are fulfilled (except in deferred payment cases).

Step 6: Issuance of certificate

The certificate is issued within 3 working days after financial obligations are fulfilled.

Total processing time: Not more than 20 working days.

3. Financial Obligations upon Issuance of the Certificate

According to law, applicants must fulfill the following financial obligations:

3.1. Registration (Stamp) Fee

Per Article 4 of Decree No. 10/2022/ND-CP, individuals or organizations must pay this fee upon registering ownership or usage rights, unless exempted under Article 10 of the same Decree.

Article 8 provides that the rate for land and housing is 0.5% of the asset value.

3.2. Land Administration Fee

As per Circular No. 85/2019/TT-BTC by the Ministry of Finance, provincial-level People’s Councils determine the exact fee rates.

Fees vary depending on:

Whether the applicant is an individual/household (usually lower than for organizations);

Location (rural and disadvantaged areas generally pay less than urban districts).

3.3. Land Use Fee

Based on Article 3 of Decree No. 103/2024/ND-CP, the land use fee is calculated based on:

Land area subject to the fee (Article 4);

Land price per land price list or auction result (Article 5);

Applicable exemption or reduction policies (Articles 17–19).

Article 155 of the 2024 Land Law further affirms the fee is calculated based on:

Allocated land area, land use change, or recognized land use rights;

Land price at the time of financial obligation determination;

Auction price (if applicable);

Applicable exemption/reduction based on subject type, land use purpose, and circumstances.

---

TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế về lĩnh vực đất đai, xây dựng, nhà ở. Liên hệ tư vấn hoặc mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án tại toà án, vui lòng liên hệ số điện thoại: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.