Tòa án không phản hồi đơn khởi kiện – phải làm sao?

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Các hình thức nộp đơn khởi kiện? Nội dung của đơn khởi kiện gồm những gì? Tòa án không phản hồi đơn khởi kiện – phải làm sao? Lưu ý đối với người khởi kiện? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo. 

1. Các hình thức nộp đơn khởi kiện

Theo quy định tại khoản 1 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, người khởi kiện có thể lựa chọn một trong ba hình thức để gửi đơn khởi kiện đến Tòa án có thẩm quyền, kèm theo tài liệu và chứng cứ hiện có. Cụ thể: 
– Nộp trực tiếp tại Tòa án;
– Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính;
– Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

2. Nội dung của đơn khởi kiện gồm những gì?

Theo khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định về nội dung của đơn khởi kiện cụ thể:
“4. Đơn khởi kiện phải có các nội dung chính sau đây:
a) Ngày, tháng, năm làm đơn khởi kiện;
b) Tên Tòa án nhận đơn khởi kiện;
c) Tên, nơi cư trú, làm việc của người khởi kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người khởi kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
Trường hợp các bên thỏa thuận địa chỉ để Tòa án liên hệ thì ghi rõ địa chỉ đó;
d) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có);
đ) Tên, nơi cư trú, làm việc của người bị kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người bị kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người bị kiện thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người bị kiện;
e) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;
g) Quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm; những vấn đề cụ thể yêu cầu Tòa án giải quyết đối với người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;
h) Họ, tên, địa chỉ của người làm chứng (nếu có);
i) Danh mục tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện.”
Việc soạn thảo đơn khởi kiện đúng nội dung theo quy định của pháp luật là điều kiện cần thiết để Tòa án tiếp nhận và giải quyết vụ án. Nếu đơn thiếu thông tin quan trọng, người khởi kiện có thể bị yêu cầu bổ sung, sửa đổi hoặc bị trả lại đơn. Do đó, người khởi kiện nên chuẩn bị kỹ càng, đầy đủ thông tin và tài liệu chứng cứ liên quan để bảo vệ hiệu quả quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

3. Tòa án không phản hồi đơn khởi kiện – phải làm sao?

Trong trường hợp người khởi kiện đã nộp đơn nhưng không nhận được phản hồi từ phía Tòa án, trước tiên cần xem xét liệu đơn khởi kiện đã được tiếp nhận đúng thủ tục hay chưa. Trình tự tiếp nhận đơn khởi kiện được quy định cụ thể như sau:

3.1 Tiếp nhận đơn khởi kiện

Sau khi người khởi kiện gửi đơn kèm theo tài liệu, chứng cứ đến Tòa án có thẩm quyền, bộ phận tiếp nhận đơn của Tòa án có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ vào sổ nhận đơn. Tùy theo hình thức nộp đơn, thủ tục xử lý được quy định như sau:

– Trường hợp nộp trực tiếp tại Tòa án: Cán bộ tiếp nhận phải in đơn ra bản giấy, ghi vào sổ và cấp ngay giấy xác nhận đã nhận đơn cho người khởi kiện.

– Trường hợp gửi qua bưu điện: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Tòa án phải gửi thông báo xác nhận đã nhận đơn cho người khởi kiện.

– Trường hợp gửi trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có): Tòa án phải thông báo ngay việc tiếp nhận đơn khởi kiện thông qua cổng điện tử.

Nếu quá thời hạn nêu trên mà người khởi kiện không nhận được bất kỳ xác nhận nào, thì có thể liên hệ trực tiếp Tòa án hoặc tra cứu qua Cổng thông tin điện tử (nếu đã đăng ký) để kiểm tra tình trạng đơn.

3.2. Phân công Thẩm phán xem xét đơn

Sau khi đơn khởi kiện được tiếp nhận và ghi nhận vào sổ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Chánh án Tòa án sẽ phân công một Thẩm phán phụ trách để xem xét và xử lý đơn.

3.3. Thẩm phán xem xét và xử lý đơn khởi kiện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải xem xét đơn khởi kiện và có một trong các quyết định sau đây:

[1]. Yêu cầu người khởi kiện sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện, nếu đơn chưa đầy đủ, sai hình thức hoặc thiếu chứng cứ;

[2]. Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án theo thủ tục thông thường hoặc theo thủ tục rút gọn nếu vụ án có đủ điều kiện để giải quyết theo thủ tục rút gọn quy định tại khoản 1 hoặc khoản 5 Điều 317 Bộ luật Tố tụng dân sự;

[3]. Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền nếu nhận thấy vụ án không thuộc thẩm quyền của Tòa án đang tiếp nhận, đồng thời thông báo cho người khởi kiện;

[4]. Trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện nếu vụ việc đó không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án.

* Lưu ý: Tất cả các quyết định này phải được thông báo cho người khởi kiện, bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử (nếu đơn được nộp online). Nếu không có bất kỳ phản hồi nào trong thời gian 8 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn, người khởi kiện nên chủ động liên hệ Tòa án để hỏi rõ.

3.4. Thông báo nộp tạm ứng án phí và thụ lý vụ án

Theo quy định tại Điều 195 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, sau khi Thẩm phán xác định đơn khởi kiện hợp lệ và vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án, thì thủ tục thụ lý vụ án sẽ được tiến hành qua các bước sau:

[1]. Sau khi nhận đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo, nếu xét thấy vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án thì Thẩm phán phải thông báo ngay cho người khởi kiện biết để họ đến Tòa án làm thủ tục nộp tiền tạm ứng án phí trong trường hợp họ phải nộp tiền tạm ứng án phí.

[2]. Thẩm phán dự tính số tiền tạm ứng án phí, ghi vào giấy báo và giao cho người khởi kiện để họ nộp tiền tạm ứng án phí.

Sau khi nhận giấy báo, người khởi kiện có thời hạn 07 ngày, tính từ ngày nhận được thông báo, người khởi kiện phải nộp tiền tạm ứng án phí và nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

[3]. Thẩm phán thụ lý vụ án khi người khởi kiện nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

Trong trường hợp, nếu người khởi kiện thuộc diện được miễn, giảm hoặc không phải nộp tạm ứng án phí (như người nghèo, người có công, hoặc vụ án hôn nhân không có tranh chấp tài sản…), thì Thẩm phán sẽ ra quyết định thụ lý ngay sau khi nhận được đơn và tài liệu kèm theo, không cần nộp tạm ứng án phí.

Việc Tòa án không phản hồi sau khi nhận đơn khởi kiện có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: lỗi kỹ thuật, thiếu sót trong hồ sơ, hoặc sai địa chỉ liên hệ. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, Tòa án có trách nhiệm thông báo cho người khởi kiện ở tất cả các giai đoạn: tiếp nhận đơn, phân công Thẩm phán, thông báo nộp án phí và quyết định thụ lý.

Nếu quá thời gian luật định mà Tòa không phản hồi, người khởi kiện có thể:

• Liên hệ trực tiếp với Tòa án qua điện thoại hoặc đến làm việc để kiểm tra tình trạng đơn;

• Gửi đơn kiến nghị hoặc khiếu nại đến Chánh án Tòa án nơi đã nộp đơn yêu cầu giải thích lý do chậm trễ;

• Yêu cầu cấp lại giấy xác nhận về việc tiếp nhận đơn (trong trường hợp nộp qua bưu điện hoặc hệ thống điện tử).

4. Lưu ý đối với người khởi kiện

Để bảo đảm quyền lợi khi khởi kiện, người dân cần chú ý một số vấn đề sau:

– Ghi rõ địa chỉ liên lạc, số điện thoại, email hợp lệ trong đơn khởi kiện để Tòa án dễ dàng thông báo kết quả xử lý;

– Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, chứng cứ liên quan đến vụ việc ngay từ đầu, tránh trường hợp bị yêu cầu bổ sung nhiều lần gây chậm trễ;

– Theo dõi email và thông báo từ Cổng thông tin điện tử Tòa án, nếu nộp đơn trực tuyến;

– Giữ lại biên lai chuyển phát (nếu gửi bưu điện) hoặc giấy xác nhận (nếu nộp trực tiếp) làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp về thời điểm nộp đơn;

[EN]

The article discusses topics related to the forms of filing a lawsuit. What does the lawsuit application include? What should be done if the court does not respond after filing a lawsuit? Notes for the plaintiff? This is answered by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.

1. Forms of filing a lawsuit

According to the provisions of Clause 1, Article 190 of the Civil Procedure Code 2015, the plaintiff can choose one of three forms to submit the lawsuit to the competent court, along with existing documents and evidence. Specifically:

– Submit directly at the court;

– Send to the court via postal service;

– Submit online electronically through the court’s electronic portal (if available).

2. What does the lawsuit include?

According to Clause 4, Article 189 of the Civil Procedure Code 2015, the content of the lawsuit must include the following main contents:

a) Date of filing the lawsuit;

b) Name of the court receiving the lawsuit;

c) Name, residence, and workplace of the plaintiff if an individual, or the headquarters of the plaintiff if an agency or organization; phone number, fax, and email address (if any). If the parties agree on an address for the court to contact, that address must be clearly stated;

d) Name, residence, and workplace of the person whose rights and interests are protected if an individual, or the headquarters of the person whose rights and interests are protected if an agency or organization; phone number, fax, and email address (if any);

e) Name, residence, and workplace of the defendant if an individual, or the headquarters of the defendant if an agency or organization; phone number, fax, and email address (if any). If the residence, workplace, or headquarters of the defendant is unclear, the last known address of the defendant must be clearly stated;

f) Name, residence, and workplace of the person with related rights and obligations if an individual, or the headquarters of the person with related rights and obligations if an agency or organization; phone number, fax, and email address (if any). If the residence, workplace, or headquarters of the person with related rights and obligations is unclear, the last known address must be clearly stated;

g) The legal rights and interests of the plaintiff that have been infringed; specific issues requested for the court to resolve regarding the defendant and the person with related rights and obligations;

h) Full name and address of the witness (if any);

i) List of documents and evidence attached to the lawsuit.

Drafting the lawsuit correctly according to legal regulations is a necessary condition for the court to accept and resolve the case. If the lawsuit lacks important information, the plaintiff may be required to supplement, amend, or have the lawsuit returned. Therefore, the plaintiff should prepare thoroughly, with complete information and related evidence to effectively protect their legal rights and interests.

3. What to do if the court did not respond to the lawsuit.?

In the case where the plaintiff has submitted the lawsuit but has not received a response from the court, the first step is to check whether the lawsuit has been properly received. The procedure for receiving the lawsuit is specifically regulated as follows:

3.1 Receiving the lawsuit

After the plaintiff submits the lawsuit along with documents and evidence to the competent court, the court’s receiving department is responsible for fully recording it in the lawsuit receipt book. Depending on the form of submission, the processing procedure is regulated as follows:

– In the case of direct submission at the court: The receiving officer must print the lawsuit on paper, record it in the book, and immediately issue a receipt confirming the receipt of the lawsuit to the plaintiff.

– In the case of sending by post: Within 02 working days from the date of receiving the lawsuit, the court must send a notification confirming the receipt of the lawsuit to the plaintiff.

– In the case of submitting online through the court’s electronic portal (if available): The court must immediately notify the receipt of the lawsuit through the electronic portal.

If the above time limit has passed and the plaintiff has not received any confirmation, they can directly contact the court or check through the electronic portal (if registered) to verify the status of the lawsuit.

3.2 Assigning a judge to review the lawsuit

After the lawsuit is received and recorded in the book, within 03 working days, the Chief Justice of the court will assign a judge to review and handle the lawsuit.

3.3 The judge reviews and handles the lawsuit

Within 05 working days from the date of assignment, the judge must review the lawsuit and make one of the following decisions:

[1]. Request the plaintiff to amend or supplement the lawsuit if it is incomplete, incorrectly formatted, or lacks evidence;

[2]. Proceed with the case acceptance procedure according to the normal procedure or the expedited procedure if the case meets the conditions for resolution under the expedited procedure as regulated in Clause 1 or Clause 5, Article 317 of the Civil Procedure Code;

[3]. Transfer the lawsuit to the competent court if it is determined that the case does not fall under the jurisdiction of the court currently receiving it, while notifying the plaintiff.

[4]. Return the lawsuit petition to the petitioner if the case does not fall under the jurisdiction of the Court.

* Note: All these decisions must be communicated to the petitioner, in writing or through the electronic system (if the petition is submitted online).

If there is no response within 8 working days from the date of submission, the petitioner should proactively contact the Court for clarification.

3.4. Notification of advance court fee payment and case acceptance

According to the provisions of Article 195 of the Civil Procedure Code 2015, after the Judge determines that the lawsuit petition is valid and the case falls under the jurisdiction of the Court, the case acceptance procedure will be carried out through the following steps:

[1]. After receiving the lawsuit petition and accompanying documents and evidence, if it is determined that the case falls under the jurisdiction of the Court, the Judge must immediately notify the petitioner to come to the Court to complete the procedure for paying the advance court fee in case they are required to pay it.

[2]. The Judge estimates the amount of advance court fee, records it in the notice, and hands it to the petitioner for them to pay the advance court fee.

After receiving the notice, the petitioner has a period of 07 days, calculated from the date of receiving the notification, to pay the advance court fee and submit the receipt of the advance court fee payment to the Court.

[3]. The Judge accepts the case when the petitioner submits the receipt of the advance court fee payment to the Court.

In cases where the petitioner is eligible for exemption, reduction, or is not required to pay the advance court fee (such as the poor, war veterans, or cases of marriage without property disputes…), the Judge will issue a decision to accept the case immediately after receiving the petition and accompanying documents, without requiring the payment of the advance court fee.

The Court’s failure to respond after receiving the lawsuit petition may stem from various reasons such as technical errors, deficiencies in the file, or incorrect contact addresses. However, according to legal regulations, the Court is responsible for notifying the petitioner at all stages: receiving the petition, assigning the Judge, notifying the payment of court fees, and deciding on case acceptance.

If the legal time limit has passed without a response from the Court, the petitioner may:

• Directly contact the Court by phone or visit to check the status of the petition;

• Submit a petition or complaint to the Chief Justice of the Court where the petition was submitted to explain the reason for the delay;

• Request a reissuance of the receipt confirming the acceptance of the petition (in case of submission by post or electronic system).

4. Notes for the petitioner

To ensure their rights when filing a lawsuit, individuals need to pay attention to the following issues:

– Clearly state the contact address, phone number, and valid email in the lawsuit petition so that the Court can easily notify the processing results;

– Prepare all relevant documents and evidence related to the case from the beginning, to avoid being asked for multiple supplements causing delays;

– Monitor emails and notifications from the Court’s electronic information portal if submitting the petition online;

– Keep the delivery receipt (if sent by post) or confirmation paper (if submitted directly) as evidence in case of disputes regarding the submission time of the petition;

---

TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật. Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.