Trình tự thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Điều kiện chung thành lập doanh nghiệp? Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân? Trình tự thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo. 

1. Điều kiện chung thành lập doanh nghiệp

– Về chủ thể đăng ký kinh doanh

Căn cứ Điều 33 Hiến pháp năm 2013: “Mọi người có quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm.” Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số chủ thể không được quyền thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, cụ thể tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, gồm:

+ Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản công để kinh doanh vì mục đích lợi nhuận riêng.

+ Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công an nhân dân, trừ khi được cử làm đại diện phần vốn góp của Nhà nước.

+ Người quản lý doanh nghiệp nhà nước, trừ khi được cử đại diện vốn góp tại doanh nghiệp khác.

+ Người không đủ năng lực hành vi dân sự, bao gồm:

Người dưới 18 tuổi;

Người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

Tổ chức không có tư cách pháp nhân.

+ Người đang trong tình trạng pháp lý đặc biệt, như:

Bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang thi hành án;

Đang cai nghiện, học tập tại cơ sở bắt buộc;

Bị cấm thành lập doanh nghiệp theo Luật Phá sản hoặc Luật Phòng, chống tham nhũng.

+ Pháp nhân thương mại bị cấm hoạt động trong một số lĩnh vực theo quy định của Bộ luật Hình sự.

Lưu ý:

Theo Điều 183 Luật Doanh nghiệp 2020, chỉ cá nhân mới được quyền thành lập doanh nghiệp tư nhân, mỗi cá nhân chỉ được thành lập một DNTN, không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

– Về tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp được quy định tại Điều 37 đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, phải đảm bảo:

Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên toàn quốc;

Cấu trúc gồm:

+ Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Doanh nghiệp tư nhân);

+ Tên riêng (ví dụ: Tuyết Nhung);

Có thể dùng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài;

Không vi phạm thuần phong mỹ tục và văn hóa Việt Nam.

– Về trụ sở chính

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải có trụ sở chính:

+ Nằm trên lãnh thổ Việt Nam;

+ Có địa chỉ rõ ràng (số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành);

+ Có phương tiện liên lạc như số điện thoại, fax, email phục vụ hoạt động doanh nghiệp.

– Về ngành, nghề kinh doanh

Căn cứ Luật Đầu tư 2020 và Luật số 03/2022/QH15, doanh nghiệp được tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm.

Ngành nghề được chia thành:

Không có điều kiện: chỉ cần đăng ký là có thể hoạt động.

Có điều kiện (228 ngành nghề theo Phụ lục IV Luật Đầu tư): cần đáp ứng các điều kiện về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con, v.v. Nếu đăng ký ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện này trước hoặc trong quá trình hoạt động.

– Về con dấu doanh nghiệp

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp:

+ Tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp;

+ Có thể được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

+ Tự quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp.

– Về vốn đầu tư

Theo Điều 189 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn đầu tư của DNTN là toàn bộ tài sản mà chủ doanh nghiệp cam kết và đăng ký sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

+ Không có mức vốn tối thiểu bắt buộc, trừ khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện về vốn pháp định (như ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản…).

+ Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, vốn phải đáp ứng mức vốn tối thiểu theo pháp luật chuyên ngành.

Quy định riêng về thành lập DNTN:

Theo Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020:

“1. Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

2. DNTN không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

3. Mỗi cá nhân chỉ được thành lập một DNTN. Chủ DNTN không đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh.

4. DNTN không được góp vốn hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, TNHH, hoặc cổ phần.”

Như vậy, để thành lập doanh nghiệp tư nhân, bắt buộc phải là một cá nhân, không đồng thời tham gia vào một số loại hình kinh doanh khác, không được phát hành chứng khoán và không được phép đầu tư vào doanh nghiệp khác dưới tên doanh nghiệp tư nhân. Đồng thời, cá nhân này sẽ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ thành lập DNTN được quy định tại Điều 21 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, theo đó hổ sơ phải có:

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ DNTN.

Trong trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, về cơ bản các tài liệu, hồ sơ phải đầy đủ theo quy định. Hồ sơ này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử với định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf” và phải được ký bằng chữ ký số hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đảm bảo giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy. Toàn bộ trình tự, thủ tục đăng ký, tiếp nhận và xử lý hồ sơ được thực hiện hoàn toàn qua mạng theo quy định chi tiết tại Chương V Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.

3. Trình tự thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Trình tự đăng ký doanh nghiệp tư nhân được thực hiện như sau

Bước 1. Nộp hồ sơ

Chủ DNTN hoặc người được ủy quyền gửi hồ sơ ĐKDN cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Tại Phòng đăng ký kinh doanh, sau khi người nộp hồ sơ nộp phí, lệ phí ĐKDN, chuyên viên sẽ kiểm tra tinh đầy đủ của hồ sơ

Người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ ĐKDN chỉ được tiếp nhận và nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về ĐKDN khi:

+ Có đầy đủ giấy tờ theo quy định pháp luật,

+ Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ ĐKDN,

+ Đã nộp phí, lệ phí ĐKDN theo quy định,

+ Giấy đề nghị ĐKDN đã ghi rõ tên doanh nghiệp.

Bước 2. Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tỉnh hợp lệ của hồ sơ

+ Phòng sẽ kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ và đúng quy định hay không.

+ Sau đó, phòng nhập đầy đủ và chính xác các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) vào hệ thống.

+ Các văn bản trong hồ sơ, sau khi được số hóa, cũng sẽ được tải lên Hệ thống thông tin quốc gia về ĐKDN.

Bước 3. Cấp Giấy chứng nhận ĐKDN

+ Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận ĐKDN cho doanh nghiệp tư nhân (DNTN) trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp không đúng quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho chủ DNTN trong vòng 3 ngày làm việc, nêu rõ nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.

+ Nếu sau thời hạn này mà DNTN không nhận được Giấy chứng nhận hoặc thông báo yêu cầu sửa hồ sơ, chủ DNTN có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật về khiếu nại, tố cáo (theo Khoản 3 Điều 28 Nghị định 78/2015/NĐ-CP).

Bước 4. Chủ DNTN trực tiếp nhận Giấy chứng nhận ĐKDN tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nhận qua đường bưu điện (phải đăng ký và nộp phi khi nộp hồ so)

Theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm:

+ Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc

+ Gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ.

Nếu quá thời hạn này mà không được cấp giấy, không nhận được thông báo sửa đổi, hoặc không có cập nhật trong hệ thống, thì người nộp hồ sơ có quyền khiếu nại hoặc tố cáo theo quy định của pháp luật.

[EN]

The article discusses matters related to: General conditions for establishing an enterprise; application documents for establishing a private enterprise; and the procedures for private enterprise registration, as answered by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.

1. General Conditions for Establishing an Enterprise

Regarding eligible business registrants

According to Article 33 of the 2013 Constitution: “Everyone has the right to engage in business in sectors that are not prohibited by law.” However, certain individuals and organizations are restricted from establishing or managing enterprises under Clause 2, Article 17 of the 2020 Law on Enterprises, including:

State agencies or armed forces units using state assets for private profit-making purposes;

Public officials, civil servants, and employees as defined by relevant laws;

Officers, professional soldiers, and police officers, unless appointed as State capital representatives in enterprises;

Managers of state-owned enterprises, unless appointed as State capital representatives in other enterprises;

Individuals lacking legal capacity, including:

+ Persons under 18 years old; 

+ Persons who are incapacitated or have limited legal capacity;

+ Persons with cognitive or behavioral difficulties;

+ Organizations without legal person status;

Individuals under specific legal restrictions, such as:

+ Those under criminal investigation or serving criminal sentences;

+ Individuals undergoing compulsory rehabilitation or education;

+ Persons prohibited from establishing enterprises under the Bankruptcy Law or Anti-Corruption Law;

Commercial legal entities prohibited from certain activities under the Penal Code.

Note:

Under Article 183 of the 2020 Law on Enterprises, only individuals may establish private enterprises. Each individual may establish only one private enterprise and may not simultaneously be the owner of a household business or a general partner in a partnership.

Regarding enterprise name

Pursuant to Articles 37–41 of the 2020 Law on Enterprises, a company’s name must:

Not duplicate or cause confusion with any previously registered enterprise name nationwide;

Consist of:

+ The type of enterprise (e.g., Private Enterprise);

+ A distinctive name (e.g., Tuyet Nhung);

Be in Vietnamese or a foreign language;

Not violate cultural values or public morals.

Regarding the business address

According to Article 42 of the 2020 Law on Enterprises, an enterprise must have a registered head office that:

Is located within Vietnamese territory;

Has a clear address (house number, street, ward/commune, district, province);

Has means of communication (phone number, fax, email) for business operations.

Regarding business lines

According to the 2020 Investment Law and Law No. 03/2022/QH15, enterprises may freely conduct business in any sector not prohibited by law.

Business lines are classified into:

Unconditional sectors: No specific requirements, registration is sufficient;

Conditional sectors (228 as listed in Appendix IV of the Investment Law): Require compliance with specific conditions such as legal capital, practice certificates, or special licenses. These conditions must be fulfilled either before or during business operations.

Regarding company seal

According to Article 43 of the 2020 Law on Enterprises:

Enterprises may decide the form, quantity, design, and content of their seal;

Seals can be physical (engraved) or digital (electronic signature);

Enterprises must manage and store their seals in accordance with internal company regulations or charters, or those of branches and representative offices.

Regarding investment capital

Under Article 189 of the 2020 Law on Enterprises, the investment capital of a private enterprise is the total assets the owner commits and registers for use in business activities.

No minimum capital requirement is imposed, unless operating in sectors requiring legal capital (e.g., banking, insurance, real estate);

If operating in such conditional sectors, the enterprise must meet the sector-specific capital requirements.

Special regulations for private enterprise establishment:

According to Article 188 of the 2020 Law on Enterprises:

A private enterprise is owned by a single individual who is fully liable with all of their assets for all business obligations.

A private enterprise may not issue any type of securities.

Each individual may establish only one private enterprise. The owner cannot also be a household business owner or a general partner in a partnership.

A private enterprise may not contribute capital to or purchase shares in partnerships, limited liability companies, or joint stock companies.

Thus, to establish a private enterprise, one must be an individual who is not simultaneously engaged in certain other business forms, is prohibited from issuing securities, and may not invest in other companies under the private enterprise’s name. Additionally, the individual assumes unlimited personal liability for all obligations arising from the enterprise’s operations.

2. Application Documents for Establishing a Private Enterprise

The application for establishing a private enterprise is stipulated in Article 21 of Decree No. 01/2021/ND-CP on enterprise registration. Accordingly, the required documents include:

Application form for enterprise registration (in the format provided under Circular No. 01/2021/TT-BKHĐT);

A copy of the legal identity document of the individual who is the owner of the private enterprise.

In cases where the enterprise owner registers the business via the electronic information network, the application dossier must still fully comply with the legal requirements. The documents must be submitted in electronic format (“.doc”, “.docx”, or “.pdf”) and must be signed using a digital signature or authenticated via a business registration account to ensure the legal validity equivalent to a paper-based application.

The entire process of submission, receipt, and processing of the application is carried out entirely online in accordance with the procedures detailed in Chapter V of Decree No. 01/2021/ND-CP.

3. Procedures for Registering a Private Enterprise

The registration process for a private enterprise is carried out as follows:

Step 1: Submission of Application

The owner of the private enterprise (or an authorized representative) must submit the enterprise registration application to the Business Registration Office where the enterprise’s head office is located.

At the Business Registration Office, after the applicant pays the registration fees, an officer will verify the completeness of the application.

The applicant will receive a Receipt of Application Submission as confirmation.

The application will only be accepted and entered into the National Business Registration Database if the following conditions are met:

The application contains all documents as required by law;

The applicant has provided a contact address;

The prescribed registration fees have been paid;

The application form clearly states the enterprise’s name.

Step 2: Review of Application by the Business Registration Office

The office will examine whether the application is complete and complies with legal regulations.

The information from the application will be accurately entered into the system.

All documents, after being digitized, will be uploaded to the National Business Registration Database.

Step 3: Issuance of Enterprise Registration Certificate

The Business Registration Office will issue the Enterprise Registration Certificate (ERC) within three working days from the date of receiving a valid application.

If the application is invalid or the proposed enterprise name does not comply with regulations, the office will send a written notice to the applicant within three working days, clearly stating the required amendments or supplements.

If the applicant does not receive either the certificate or the request for modification after this period, they have the right to file a complaint in accordance with the law on complaints and denunciations (pursuant to Clause 3, Article 28 of Decree No. 78/2015/ND-CP).

Step 4: Receipt of the Enterprise Registration Certificate

The private enterprise owner may receive the certificate in person at the Business Registration Office or by post (if this method was selected and paid for during application submission).

According to Article 33 of Decree No. 01/2021/ND-CP, within three working days from the date of receiving a valid application, the Business Registration Office must:

Issue the Enterprise Registration Certificate, or

Send a notification requesting amendments or supplements if the application is not valid.

If the certificate is not issued, no notification is received, or there are no updates in the system after this period, the applicant has the right to file a complaint or denunciation in accordance with the law.

---

TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.