[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]
Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Công chứng là gì? Thủ tục công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch? Từ 1/7: Người dân cần chụp ảnh khi đi công chứng? Yêu cầu về ảnh chụp công chứng? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
1. Công chứng là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 2, Luật công chứng 2024 “Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng giao dịch theo quy định tại Điều 73 của Luật này”.
Như vậy, công chứng là hành vi của công chứng viên, người chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản công chứng. Công chứng viên là chủ thể thực hiện công chứng, và phòng công chứng hay văn phòng công chứng chỉ là tổ chức hành nghề của công chứng viên, không phải là chủ thể thực hiện công chứng.
Mục đích của công chứng là chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính xác thực của các giao dịch. Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 của Luật công chứng 2024 thì việc công chứng có thể được thực hiện theo hai cách: công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Công chứng chỉ áp dụng cho hợp đồng, giao dịch bằng văn bản. Các hợp đồng, giao dịch thể hiện dưới hình thức khác như lời nói hay hành vi sẽ không được công chứng, vì công chứng chỉ có thể xác nhận tính hợp pháp của giao dịch khi chúng được thể hiện dưới dạng văn bản.
2. Thủ tục công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch
Luật công chứng 2024 quy định thủ tục công chứng trong hai trường hợp:
– Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (Điều 40);
– Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 41).
Đối với cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:
– Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Các bản sao nếu trên có thể là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực (Căn cứ Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng 2024). Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
Ngoài ra, hai trường hợp nêu trên có sự khác nhau như sau:
– Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng còn phải nộp dự thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch, nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lí, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì yêu cầu công chứng đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì kí vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; kí vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
3. Từ 1/7: Người dân cần chụp ảnh khi đi công chứng?
Từ ngày 1/7, một quy định mới trong Luật công chứng 2024 yêu cầu người dân khi thực hiện công chứng phải chụp ảnh khi ký văn bản công chứng. Điều này được quy định tại Điều 50 của Luật công chứng, cụ thể như sau:
Theo Khoản 1 Điều 50, người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ những trường hợp được quy định tại Khoản 2 Điều 50 và trường hợp người yêu cầu công chứng không thể ký và không thể điểm chỉ. Việc ký văn bản công chứng điện tử sẽ thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Điều này có nghĩa là từ 1/7, mỗi lần ký văn bản công chứng, công chứng viên sẽ thực hiện việc chụp ảnh và lưu lại trong hồ sơ để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của giao dịch.
* Khi nào công chứng viên phải chụp ảnh
– Trường hợp điểm chỉ thay cho ký
Nếu người yêu cầu công chứng không thể ký mà phải điểm chỉ (dùng vân tay) thay thế, công chứng viên sẽ chụp ảnh khi chứng kiến việc điểm chỉ.
– Trường hợp có người làm chứng hoặc người phiên dịch
Khi có người làm chứng hoặc người phiên dịch tham gia vào giao dịch công chứng, công chứng viên phải chụp ảnh người làm chứng hoặc người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên.
– Trường hợp nhiều người tham gia ký văn bản công chứng
Khi có nhiều người tham gia ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và địa điểm, công chứng viên có thể chụp ảnh từng người ký hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến của công chứng viên. Tuy nhiên, nếu các bên tham gia ký tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, công chứng viên sẽ chụp ảnh từng người ký tại thời điểm hoặc địa điểm tương ứng để đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hồ sơ công chứng.
* Lưu ý: Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
4. Yêu cầu về ảnh chụp công chứng
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 46 Nghị định 104/2025/ND-CP, ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
1. Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;
2. Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;
3. Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.
[EN]
The article addresses legal matters related to the following questions: What is notarization? What are the procedures for notarizing contracts and transactions? From July 1, are citizens required to be photographed when notarizing documents? What are the requirements for such photographs? These matters are explained by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.
1. What is notarization?
According to Clause 1, Article 2 of the 2024 Law on Notarization, “Notarization is a public service carried out by notaries of notarial practice organizations to certify the authenticity and legality of contracts or transactions that are required by law to be notarized, that are mandated by the Government to be notarized, or that are voluntarily requested by individuals or organizations for notarization.
Vietnamese diplomatic missions and consular posts abroad are authorized to notarize transactions as provided in Article 73 of this Law.”
Thus, notarization is the act of a notary who is legally responsible for the notarized document. The notary is the person who performs the notarization, while the notary office or notary office organization is merely a practice entity of the notary and is not itself the party performing the notarization.
The purpose of notarization is to certify the authenticity and legality of contracts and transactions to ensure their legal validity. According to Articles 40 and 41 of the 2024 Law on Notarization, notarization can be carried out in two ways:
Notarization of a contract or transaction already prepared in advance; or
Notarization of a contract or transaction drafted by the notary at the request of the person seeking notarization.
Notarization only applies to contracts or transactions in written form. Contracts or transactions expressed orally or through conduct cannot be notarized because notarization can only certify legality when the agreement is in written form.
2. Procedures for notarizing contracts and transactions
The 2024 Law on Notarization stipulates two procedures for notarization:
Notarization of contracts or transactions that have been pre-drafted (Article 40);
Notarization of contracts or transactions drafted by the notary at the request of the person seeking notarization (Article 41).
In both cases, the person requesting notarization must submit a notarization request dossier, including:
A notarization request form with details such as the full name and address of the requester, the content to be notarized, a list of accompanying documents, the name of the notarial practice organization, the full name of the receiving notary, and the time of submission;
A copy of the requester’s personal identification document;
A copy of the ownership or usage right certificate or substitute documents for assets subject to registration of ownership or usage rights in case the contract or transaction involves such assets;
Other related documents as required by law for the specific contract or transaction.
These copies may be photocopies, printed versions, or typed copies that are complete and accurate replicas of the originals, and they do not require certification (as per Clause 2, Article 40 of the 2024 Law on Notarization). Originals must be presented for comparison.
Differences between the two notarization procedures:
For pre-drafted contracts or transactions, the requester must submit a draft. The notary will review it, and if any provisions violate the law, are unethical, or if the subject matter is unrealistic, the notary must inform the requester for correction. If the requester refuses to make corrections, the notary has the right to refuse notarization.
For contracts or transactions drafted by the notary, the requester must present the intent and content of the transaction. If deemed lawful and appropriate, the notary will prepare the draft.
The notary will review the dossier and assess the documents. If the dossier is complete and compliant, the notary will accept the request and record it in the notarization log. If the notary suspects coercion, threats, questionable civil capacity, or doubts the authenticity of the contract’s subject matter, they may ask for clarification, conduct verification, or request an expert assessment. If these concerns remain unresolved, the notary may refuse to proceed.
The requester must read the draft or have the notary read it aloud. If they agree with the contents, they will sign each page. The notary will then certify and sign each page of the document.
3. From July 1: Are citizens required to be photographed when notarizing documents?
Starting July 1, a new provision in the 2024 Law on Notarization requires that individuals be photographed when signing notarized documents. This is provided in Article 50 of the Law.
Under Clause 1, Article 50, the person requesting notarization, any witnesses, and interpreters must sign each page of the transaction document in the presence of the notary, except in cases provided in Clause 2, Article 50 or when the requester is unable to sign or fingerprint. For electronic notarization, procedures will follow Government regulations.
The signing process must be photographed and the images stored in the notarization dossier. From July 1, every time a document is signed in the presence of a notary, the notary must take a photo and store it to ensure the transaction’s authenticity and legality.
When must photos be taken?
If fingerprinting is used instead of signing:
When the requester cannot sign and must use a fingerprint, the notary must take a photo during this process.
If there is a witness or interpreter:
When a witness or interpreter participates, the notary must photograph them as they sign or fingerprint the document.
If multiple people sign the document:
When several people sign at the same time and place, the notary can take individual or group photos. If signing occurs at different times or locations, the notary must photograph each person at the corresponding time and place to maintain the accuracy of the notarization dossier.
Note: Photographs are part of the notarization record and must be stored and used in accordance with legal provisions on recordkeeping.
If the requester and notary deem it necessary, the signing process may also be recorded. Such visual data forms part of the notarization dossier and must be stored and used in compliance with legal regulations.
4. Requirements for notarization photographs
According to Clause 1, Article 46 of Decree No. 104/2025/ND-CP, notarization photographs must meet the following standards:
Clearly identify both the signer and the notary;
Be sharp, clear, not easily faded or smudged; no cutting, editing, adding, or removing details or altering the background;
Printed in color or black and white on A4 paper; if photo paper is used, the image must be at least 13cm x 18cm in size.
TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật. Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.