1. Phân biệt công chứng và chứng thực
Trong quá trình thực hiện giao dịch dân sự, đất đai, nhà ở hoặc các thủ tục hành chính, người dân thường gặp yêu cầu “công chứng” hoặc “chứng thực”. Hai khái niệm này dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến lựa chọn sai cơ quan thực hiện. Dưới đây là phân tích dựa trên quy định pháp luật hiện hành.1. Căn cứ pháp lý và khái niệm.
Công chứng
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024: “Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng giao dịch theo quy định tại Điều 73 của Luật này.”Chứng thực
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền căn cứ vào bản chính, bản gốc hoặc chữ ký, điểm chỉ để xác nhận bản sao đúng với bản chính, xác nhận chữ ký, hoặc xác nhận một số giao dịch theo mẫu do pháp luật quy định.
Khác với công chứng, chứng thực chỉ xác nhận tính đúng đắn của văn bản hoặc chữ ký, không đánh giá nội dung hay tính hợp pháp của giao dịch.
2. Bản chất của công chứng và chứng thực
Công chứng
Công chứng viên phải đánh giá tính hợp pháp của giao dịch, kiểm tra năng lực hành vi của người tham gia, xác định ý chí tự nguyện của các bên, kiểm tra quyền định đoạt tài sản và bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp với pháp luật.
Công chứng thường áp dụng cho các giao dịch như mua bán hoặc tặng cho nhà đất, phân chia di sản, lập hoặc sửa đổi hay hủy bỏ di chúc,…
Chứng thực
Cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền chứng thực chỉ xác nhận bản sao đúng với bản chính, xác nhận chữ ký đúng của người ký hoặc xác nhận một số giao dịch theo mẫu. Nội dung giao dịch không được đánh giá về tính hợp pháp như công chứng.
Chứng thực phù hợp với các thủ tục hành chính hoặc giao dịch đơn giản, ít rủi ro.
3. Thẩm quyền thực hiện công chứng và chứng thực
Thẩm quyền công chứng
– Phòng Công chứng.
– Văn phòng Công chứng.
– Cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi thẩm quyền được Luật Công chứng quy định.
Thẩm quyền chứng thực
– UBND cấp xã.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài.
– Công chứng viên được chứng thực bản sao, chữ ký và chữ ký của người dịch theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
4. Hướng dẫn cách xác định phí chứng thực bản sao, hợp đồng
1. Người yêu cầu chứng thực có phải nộp lệ phí?
Căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: : “Người yêu cầu chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện phải nộp phí chứng thực theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, mọi cá nhân, tổ chức thực hiện chứng thực tại Phòng Tư pháp, UBND cấp xã hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đều phải nộp lệ phí chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo quy định riêng.
Lưu ý: Trường hợp người dân yêu cầu cơ quan chứng thực in ấn, chụp lại hoặc đánh máy giấy tờ, họ phải trả thêm chi phí dịch vụ tương ứng.
Khoản này không phải lệ phí nhà nước, mà là chi phí phát sinh do nhu cầu của người yêu cầu chứng thực. Tức là, nếu chỉ yêu cầu chứng thực thông thường thì chỉ nộp lệ phí; còn nếu phát sinh nhu cầu in – sao – chụp thì mới nộp thêm khoản chi phí này.
Về mức thu lệ phí, pháp luật hiện hành không ấn định một mức chung áp dụng trên toàn quốc mà giao cho từng địa phương hoặc cơ quan đại diện quyết định:
Trong nước: Mức trần do UBND cấp tỉnh quy định, căn cứ điều kiện thực tế tại địa phương.
Như vậy, người yêu cầu chứng thực luôn phải nộp lệ phí chứng thực, trừ trường hợp thuộc diện được miễn theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, nếu có nhu cầu in ấn, sao chụp hoặc đánh máy giấy tờ, người dân sẽ phải trả thêm chi phí dịch vụ tương ứng theo quy định của từng địa phương hoặc từng Cơ quan đại diện.
5. Mức thu phí chứng thực theo quy định
Bảng mức thu phí chứng thực
| STT | Nội dung thu | Mức thu |
| 1 | Phí chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính. |
| 2 | Phí chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. |
| 3 | Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: | |
| a | Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| b | Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| c | Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực | 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
Theo đó, mức phí được quy định như sau:
Thứ nhất, đối với chứng thực bản sao từ bản chính, mức thu được ấn định là 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba trở lên, mức thu giảm còn 1.000 đồng/trang. Tuy nhiên, để tránh chi phí tăng quá cao đối với các tài liệu nhiều trang, pháp luật đặt ra mức trần tối đa 200.000 đồng/bản. Điều đáng lưu ý là số trang được tính theo bản chính, vì vậy bản chính có bao nhiêu trang thì phí chứng thực bản sao được tính tương ứng.
Thứ hai, đối với chứng thực chữ ký, khoản phí được ấn định là 10.000 đồng cho mỗi “trường hợp”. Thông tư cũng giải thích rõ rằng “trường hợp” ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trên cùng một giấy tờ. Nghĩa là dù người yêu cầu ký một chữ ký hay ký nhiều lần trên cùng một văn bản thì mức phí vẫn giữ nguyên, không thay đổi theo số lượng chữ ký.
Thứ ba, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, mức thu được chia thành ba nhóm, tương ứng với từng loại yêu cầu của người dân:
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng;
– Chứng thực sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng: 30.000 đồng/hợp đồng;
– Chứng thực sửa lỗi sai sót trong hợp đồng đã được chứng thực: 25.000 đồng/hợp đồng.
Lưu ý: Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch được tính theo từng hợp đồng, không phụ thuộc vào số trang, nên hợp đồng dù dài hay ngắn cũng chỉ áp dụng một mức phí duy nhất theo loại việc chứng thực.
6. Đối tượng nào được miễn phí chứng thực?
Theo Điều 5 Thông tư 226/2016/TT-BTC, một số đối tượng cụ thể sẽ được miễn phí khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Cụ thể: “Cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng để phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn theo quy định tại Nghị định số 55/2015/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn thì không phải nộp phí chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản.”
Như vậy, các cá nhân và hộ gia đình khi vay vốn tại tổ chức tín dụng để phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn sẽ không phải nộp phí chứng thực đối với hợp đồng thế chấp tài sản.
Lưu ý:
– Miễn phí chỉ áp dụng đối với các hợp đồng thế chấp tài sản liên quan đến vay vốn phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn. Các giao dịch khác vẫn phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định pháp luật.
– Người dân cần xuất trình giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn phí khi thực hiện thủ tục tại cơ quan chứng thực.
Việc nắm vững quy định này là cần thiết để đảm bảo quyền lợi của người dân, giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, minh bạch và hiệu quả, đồng thời giảm bớt chi phí phát sinh không đáng có trong các giao dịch dân sự liên quan.
TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật: Dân sự, hình sự, hành chính, thương mại, đất đai, hôn nhân gia đình, thuế … Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.