[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]
Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Người sử dụng lao động bị xử lý như thế nào khi chậm đóng BHXH? Số tiền chậm đóng BHXH, BHTN được xác định thế nào? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
1. Người sử dụng lao động bị xử lý như thế nào khi chậm đóng BHXH?
Theo quy định tại Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khi người sử dụng lao động chậm đóng BHXH, BHTN thì có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý sau đây.
“Điều 40. Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
1. Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
2. Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Không xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.
4. Chính phủ quy định chi tiết khoản 1 Điều này.”
Theo đó, người sử dụng lao động chậm đóng BHXH, BHTN có thể phải đối mặt với các biện pháp xử lý sau:
Thứ nhất, buộc đóng đủ số tiền còn thiếu và nộp thêm khoản tiền lãi phát sinh.
Người sử dụng lao động phải nộp đầy đủ số tiền BHXH, BHTN còn thiếu. Đồng thời, theo quy định, trên số tiền chậm đóng này, doanh nghiệp còn phải nộp thêm khoản tiền tương ứng 0,03%/ngày, tính theo số tiền và số ngày chậm đóng, tính từ ngày hết hạn phải đóng cho đến ngày nộp thực tế vào quỹ BHXH, quỹ BHTN. Biện pháp này không chỉ đảm bảo quyền lợi người lao động mà còn tạo cơ chế ràng buộc, khuyến khích doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ.
Thứ hai, bị xử phạt vi phạm hành chính.
Ngoài việc truy nộp số tiền chậm đóng, NSDLĐ còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật, căn cứ vào mức độ vi phạm, số tiền chưa đóng và thời gian chậm đóng. Mức phạt sẽ được xác định căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm, số tiền chậm đóng và thời gian vi phạm, theo các nghị định hướng dẫn thi hành Luật BHXH và các văn bản pháp luật có liên quan.
Thứ ba, bị hạn chế trong việc xét khen thưởng, danh hiệu thi đua.
Luật BHXH cũng quy định rõ, các đơn vị sử dụng lao động có hành vi chậm đóng BHXH, BHTN sẽ không được xem xét trao tặng danh hiệu thi đua hoặc các hình thức khen thưởng. Đây là biện pháp mang tính răn đe, góp phần nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Như vậy, việc chậm đóng BHXH, BHTN không chỉ đơn thuần là nộp tiền mà kéo theo nhiều hệ quả pháp lý, từ nghĩa vụ truy nộp, tính lãi, xử phạt hành chính cho đến ảnh hưởng đến uy tín và việc xét khen thưởng của doanh nghiệp. Do đó, NSDLĐ cần thường xuyên kiểm tra, lập hồ sơ đầy đủ và nộp BHXH, BHTN đúng hạn, vừa tuân thủ pháp luật, vừa bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
2. Số tiền chậm đóng BHXH, BHTN được xác định thế nào?
Căn cứ khoản 1 Điều 5 Nghị định 274/2025/NĐ=CP quy định về số tiền chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, theo đó việc xác định số tiền chậm đóng không áp dụng chung cho mọi trường hợp mà được phân loại theo từng nhóm hành vi chậm đóng khác nhau.
“Điều 5. Số tiền, số ngày chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
Số tiền, số ngày chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội được quy định như sau:
1. Số tiền chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
a) Chậm đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội: số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 4 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội còn phải đóng theo đăng ký sau thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm nhất quy định tại khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội; số tiền bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động còn phải đóng theo đăng ký sau thời hạn đóng bảo hiểm thất nghiệp chậm nhất quy định theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp.
b) Chậm đóng theo khoản 2, khoản 3 Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội: số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 4 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội phải đóng cho người lao động chưa được đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội; số tiền bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động phải đóng cho người lao động chưa được đăng ký tham gia bảo hiểm thất nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp.
c) Các trường hợp quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội nhưng không bị coi là trốn đóng theo Điều 4 Nghị định này: số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 4 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội phải đóng cho người lao động trong thời gian chưa tham gia bảo hiểm xã hội; số tiền bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng là số tiền thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động phải đóng cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp trong thời gian chưa tham gia bảo hiểm thất nghiệp.
d) Các trường hợp quy định tại điểm c, điểm d, điểm đ, điểm e, điểm g khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội nhưng không bị coi là trốn đóng theo Điều 4 Nghị định này: số tiền chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp xác định theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.”
Cụ thể, pháp luật chia việc xác định số tiền chậm đóng BHXH, BHTN thành các trường hợp sau:
2.1. Chậm đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật BHXH 2024
Khoản 1 Điều 38 Luật BHXH 2024 quy định trường hợp người sử dụng lao động (NSDLĐ) đã đăng ký tham gia BHXH, BHTN nhưng không đóng hoặc đóng không đầy đủ theo hồ sơ đã đăng ký. Với trường hợp này, số tiền chậm đóng được xác định như sau:
Đối với BHXH bắt buộc: Là số tiền thuộc trách nhiệm của NSDLĐ theo quy định tại khoản 4 Điều 13 Luật BHXH 2024 mà đến hết thời hạn đóng chậm nhất theo khoản 4 Điều 34 Luật BHXH vẫn chưa nộp đủ.
Đối với BHTN: Là số tiền NSDLĐ còn phải đóng theo đăng ký sau thời hạn đóng BHTN chậm nhất theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp.
2.2. Chậm đóng theo khoản 2, khoản 3 Điều 38 Luật BHXH 2024
Khoản 2 và khoản 3 Điều 38 Luật BHXH 2024 quy định trường hợp người sử dụng lao động (NSDLĐ) không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ người lao động tham gia BHXH, BHTN trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn phải tham gia theo khoản 1 Điều 28 Luật BHXH 2024.
Trong trường hợp này:
BHXH bắt buộc: Số tiền chậm đóng là số tiền NSDLĐ có trách nhiệm đóng cho những người lao động chưa được đăng ký tham gia BHXH.
BHTN: Số tiền chậm đóng là số tiền NSDLĐ phải đóng cho những người lao động chưa được đăng ký tham gia BHTN.
2.3. Các trường hợp không bị coi là trốn đóng nhưng vẫn phải nộp tiền
Theo điểm a, điểm b khoản 1 Điều 39 Luật BHXH 2024, có những trường hợp chậm đóng nhưng không bị coi là trốn đóng. Ví dụ: chậm do vướng mắc trong hồ sơ, sai sót do cơ quan BHXH hoặc phối hợp chưa đầy đủ giữa NSDLĐ và cơ quan BHXH.
Đối với các trường hợp này:
BHXH bắt buộc: Số tiền chậm đóng là số tiền NSDLĐ phải đóng cho người lao động trong khoảng thời gian người lao động chưa tham gia BHXH.
BHTN: Số tiền chậm đóng được xác định tương tự, tính cho thời gian người lao động chưa tham gia BHTN.
Mặc dù không bị coi là trốn đóng, NSDLĐ vẫn có nghĩa vụ nộp đủ số tiền còn thiếu nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
2.4. Các trường hợp khác theo khoản 1 Điều 39 Luật BHXH 2024
Ngoài những tình huống đã phân tích ở trên, pháp luật về bảo hiểm xã hội còn ghi nhận thêm một số trường hợp khác được liệt kê tại điểm c, d, đ, e và g khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Các trường hợp này về mặt hình thức có dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH, BHTN, tuy nhiên không bị xem là hành vi trốn đóng nếu đáp ứng các điều kiện luật định.
Cụ thể, người sử dụng lao động đăng ký mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn mức phải đóng theo quy định của Luật, hoặc đăng ký tiền lương đóng BHTN thấp hơn quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp. Bên cạnh đó, còn có trường hợp doanh nghiệp không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền BHXH, BHTN đã đăng ký sau khi đã quá thời hạn 60 ngày kể từ ngày đến hạn đóng, và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc, nhắc nhở theo đúng trình tự pháp luật,…
Trong các trường hợp này, số tiền chậm đóng BHXH, BHTN được xác định theo nguyên tắc tại điểm a khoản 1 Điều 5 Nghị định 274/2025/NĐ-CP, tức là NSDLĐ vẫn phải đóng đủ số tiền cho toàn bộ thời gian người lao động chưa tham gia, nhưng không bị xem là hành vi cố ý trốn đóng.
[EN]
[Consulted by: Lawyer Bui Thi Nhung]
This article addresses the issues regarding how employers are sanctioned for late payment of social insurance contributions. It also clarifies how the amount of overdue social insurance and unemployment insurance contributions is determined. The content is provided by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes only.
1. How are employers sanctioned for late payment of social insurance?
Under Article 40 of the Law on Social Insurance, if an employer delays the payment of compulsory social insurance (SI) or unemployment insurance (UI), the following measures may be applied:
“Article 40. Measures to handle delayed payment of compulsory social insurance and unemployment insurance
1. Compulsory payment of the full amount of overdue contributions; payment of a daily interest of 0.03% calculated on the amount of overdue social insurance and unemployment insurance contributions and the number of days of delay into the social insurance fund and unemployment insurance fund.
2. Administrative penalties in accordance with the law.
3. Ineligibility for consideration for commendations or emulation titles.
4.The Government shall provide detailed regulations for Clause 1 of this Article.”
Accordingly, employers who delay SI or UI contributions may face the following measures:
First, compulsory payment of the full outstanding amount plus accrued interest.
Employers must pay the full outstanding SI and UI contributions. In addition, under the law, the enterprise is required to pay an interest of 0.03% per day on the overdue amount, calculated based on both the amount and the number of days delayed, starting from the due date until the actual payment is made to the social insurance and unemployment insurance funds. This measure not only safeguards employees’ rights but also creates a binding mechanism that encourages employers to fulfill their obligations properly.
Second, administrative sanctions.
In addition to recovering the overdue amounts, employers may be subject to administrative penalties under the law, depending on the severity of the violation, the amount overdue, and the duration of the delay. Penalties are determined based on the nature and seriousness of the violation, the amount of overdue contributions, and the duration of non-compliance, in accordance with the guiding decrees implementing the Law on Social Insurance and other relevant legal documents.
Third, restrictions on commendations and emulation titles.
The Law on Social Insurance also stipulates that employers who delay SI or UI contributions will not be eligible for commendations or emulation titles. This serves as a deterrent and helps enhance compliance awareness among enterprises.
In summary, late payment of SI and UI contributions is not merely a matter of delayed remittance; it entails multiple legal consequences, including obligations to pay the overdue amount with interest, administrative penalties, and potential impacts on the enterprise’s reputation and eligibility for commendations. Therefore, employers should regularly review their records, maintain proper documentation, and make timely SI and UI payments to comply with the law while safeguarding employees’ rights.
2. How is the Late Payment Amount of Social Insurance and Unemployment Insurance Determined?
According to Clause 1, Article 5 of Decree No. 274/2025/NĐ-CP, the determination of the late payment amount for compulsory social insurance (SI) and unemployment insurance (UI) is not uniform for all cases but is classified according to different types of late payment conduct.
“Article 5. Amount and Days of Late Payment of Compulsory Social Insurance and Unemployment Insurance
The amount and days of late payment of compulsory social insurance and unemployment insurance under Clause 1, Article 40 of the Social Insurance Law are prescribed as follows:
1. Amount of Late Payment of Compulsory Social Insurance and Unemployment Insurance
a) Late payment under Clause 1, Article 38 of the Social Insurance Law:
The amount of late payment of compulsory social insurance is the amount for which the employer is responsible under Clause 4, Article 13 of the Social Insurance Law, which remains unpaid according to the registration after the latest payment deadline prescribed in Clause 4, Article 34 of the Social Insurance Law.
The amount of late payment of unemployment insurance is the amount for which the employer is responsible and remains unpaid according to the registration after the latest unemployment insurance payment deadline prescribed by the law on unemployment insurance.
b) Late payment under Clauses 2 and 3, Article 38 of the Social Insurance Law:
The amount of late payment of compulsory social insurance is the amount for which the employer is responsible under Clause 4, Article 13 of the Social Insurance Law, which must be paid for employees who have not been registered to participate in social insurance within sixty days from the expiry of the deadline prescribed in Clause 1, Article 28 of the Social Insurance Law.
The amount of late payment of unemployment insurance is the amount for which the employer is responsible and must be paid for employees who have not been registered to participate in unemployment insurance within sixty days from the expiry of the mandatory participation deadline according to the law on unemployment insurance.
c) Cases under points a and b, Clause 1, Article 39 of the Social Insurance Law that are not considered evasion under Article 4 of this Decree:
The amount of late payment of compulsory social insurance is the amount for which the employer is responsible under Clause 4, Article 13 of the Social Insurance Law, which must be paid for employees during the period they have not participated in social insurance.
The amount of late payment of unemployment insurance is the amount for which the employer is responsible and must be paid for employees during the period they have not participated in unemployment insurance in accordance with the law on unemployment insurance.
d) Cases under points c, d, đ, e, and g, Clause 1, Article 39 of the Social Insurance Law that are not considered evasion under Article 4 of this Decree:
The amount of late payment of compulsory social insurance and unemployment insurance is determined in accordance with the principle specified in point a, Clause 1 of this Article.”
Specifically, the law classifies the determination of the amount of late payment of compulsory social insurance and unemployment insurance into the following cases:
2.1. Late payment under Clause 1, Article 38 of the Social Insurance Law
Clause 1, Article 38 of the Social Insurance Law regulates the case where the employer has registered participation in social insurance and unemployment insurance but fails to pay or pays incompletely according to the registered records. In this case, the amount of late payment is determined as follows:
For compulsory social insurance: This is the amount for which the employer is responsible under Clause 4, Article 13 of the Social Insurance Law that remains unpaid by the latest payment deadline prescribed in Clause 4, Article 34 of the Social Insurance Law.
For unemployment insurance: This is the amount the employer is still required to pay according to the registration after the latest payment deadline prescribed by the law on unemployment insurance.
2.2. Late payment under Clauses 2 and 3, Article 38 of the Social Insurance Law
Clauses 2 and 3, Article 38 of the Social Insurance Law regulate cases where the employer does not register or incompletely registers employees for participation in social insurance and unemployment insurance within sixty days from the expiry of the deadline prescribed in Clause 1, Article 28 of the Social Insurance Law.
In this case:
Compulsory social insurance: The late payment amount is the amount the employer is responsible for paying for employees who have not been registered to participate in social insurance.
Unemployment insurance: The late payment amount is the amount the employer must pay for employees who have not been registered to participate in unemployment insurance.
2.3. Cases not considered as evasion but still required to pay
According to points a and b, Clause 1, Article 39 of the Social Insurance Law, there are cases of late payment that are not considered evasion. For example, delays due to procedural issues, errors caused by the social insurance agency, or incomplete coordination between the employer and the social insurance agency.
In these cases:
Compulsory social insurance: The late payment amount is the amount the employer must pay for employees during the period they have not participated in social insurance.
Unemployment insurance: The late payment amount is determined similarly, calculated for the period employees have not participated in unemployment insurance.
Although these cases are not considered evasion, the employer is still obliged to pay the full outstanding amount to ensure employees’ rights and comply with the law.
2.4. Other cases under Clause 1, Article 39 of the Social Insurance Law
In addition to the situations analyzed above, the social insurance law also recognizes certain other cases listed in points c, d, đ, e, and g, Clause 1, Article 39 of the Social Insurance Law. These cases, formally, show signs of violating the obligation to pay social insurance and unemployment insurance. However, they are not considered evasion if the statutory conditions are met.
Specifically, the employer registers a salary base for compulsory social insurance contribution lower than the legally required level, or registers a salary for unemployment insurance contribution lower than the level prescribed by the law on unemployment insurance. Additionally, there are cases where the enterprise does not pay or pays incompletely the registered social insurance and unemployment insurance contributions after exceeding sixty days from the due date, even after reminders and requests from the competent authority following the legal procedure.
In such cases, the amount of late payment of social insurance and unemployment insurance is determined according to the principle in point a, Clause 1, Article 5 of Decree 274/2025/NĐ-CP, meaning the employer must still pay the full amount for the entire period the employees have not participated, but it is not considered an act of intentional evasion.
TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật: Dân sự, hình sự, hành chính, thương mại, đất đai, hôn nhân gia đình, thuế … Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.