Chú ý: Trả lương bằng tiền mặt không được trừ khi tính thuế TNDN?

Mục lục bài viết

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]

Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Khoản thu nhập nào được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN? Chú ý: Trả lương bằng tiền mặt không được trừ khi tính thuế TNDN? Có bắt buộc phải trả lương qua ngân hàng hay không? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.

1. Khoản thu nhập nào được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN

Theo khoản 1 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thu nhập chịu thuế bao gồm

“Điều 3. Thu nhập chịu thuế
1. Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và thu nhập khác quy định tại khoản 2 Điều này.
….”

Theo đó, thu nhập chịu thuế được chia thành hai nhóm chính: thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và thu nhập khác

Cụ thể, thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là khoản thu mà doanh nghiệp nhận được trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Đây là nguồn thu nhập chính, phản ánh khả năng sinh lợi của doanh nghiệp từ các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Bên cạnh đó, thu nhập khác bao gồm những khoản thu không trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh chính, nhưng vẫn được tính là thu nhập chịu thuế theo quy định. Ví dụ có thể bao gồm lãi từ cho vay, thu nhập từ chuyển nhượng tài sản, hoặc các khoản thu khác hợp pháp phát sinh trong kỳ tính thuế.

2. Chú ý: Trả lương bằng tiền mặt không được trừ khi tính thuế TNDN?

Căn cứ điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP khoản chi cho người lao động sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN trong trường hợp:

“Điều 10. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:
…
8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;
…”

Như vậy, nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương, tiền công hoặc các khoản phải trả khác cho người lao động vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp, thì khoản chi này sẽ không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Nói cách khác, việc trả lương bằng tiền mặt không đảm bảo chi phí được trừ. Nếu doanh nghiệp không có đầy đủ chứng từ chứng minh việc chi trả thực tế và hợp pháp, khoản chi này có thể không được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Vì vậy, để hạn chế rủi ro và đảm bảo quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý khi chi trả tiền lương

Mặt khác, tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, nếu đáp ứng đủ điều kiện sau:

“Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
…
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
…
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

Như vậy các khoản chi được trừ khi khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, và đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong trường hợp chi trả tiền lương, khoản chi này được coi là chi phí thực tế phát sinh và hoàn toàn có thể được trừ, miễn là doanh nghiệp có chứng từ hợp pháp. Việc trả lương bằng tiền mặt không tự động khiến khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nếu khoản chi tiền lương thực sự được chi trả và có đầy đủ chứng từ hợp pháp, thì dù hình thức thanh toán là tiền mặt, chuyển khoản hay thậm chí hiện vật, khoản chi đó vẫn có thể được tính là chi phí được trừ.

Ngược lại, nếu khoản chi thuộc diện không được trừ theo pháp luật, thì dù phương thức thanh toán là gì, khoản chi đó vẫn sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Tuy nhiên, đối với khoản chi tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên, việc có bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ hay không, doanh nghiệp cần chờ hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế và thực hiện theo đúng quy định. Đây là cách để doanh nghiệp vừa đảm bảo chi phí được chấp nhận, vừa giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế.

3. Có bắt buộc phải trả lương qua ngân hàng hay không?

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp không bị cấm chi trả lương bằng tiền mặt. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể chi trả lương cho người lao động bằng nhiều hình thức khác nhau, bao gồm chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, hoặc thậm chí bằng hiện vật như hàng hóa, chứng từ có giá, miễn là có căn cứ hợp pháp và ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán.

Khi chi trả lương, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Trước hết, phải chi trả đúng thời hạn, đúng kỳ hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Điều này đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh vi phạm pháp luật lao động. Thứ hai, lương phải được chi trả đầy đủ và đúng số tiền, bao gồm cả các khoản phụ cấp, thưởng, trợ cấp (nếu có). Đây là yếu tố quan trọng để khoản chi được coi là hợp lý và hợp pháp. Thứ ba, doanh nghiệp cần có chứng từ minh bạch. Dù chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản, cần lập phiếu chi, biên bản thanh toán hoặc bảng lương để ghi nhận việc chi trả. Các chứng từ này vừa là căn cứ pháp lý chứng minh việc chi trả thực tế, vừa phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán và kiểm tra của cơ quan thuế.

Như vậy, việc trả lương qua ngân hàng là tùy chọn của doanh nghiệp, không phải bắt buộc theo pháp luật. Hình thức này thường được khuyến khích vì thuận tiện, minh bạch, dễ theo dõi và quản lý. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức chi trả phù hợp với điều kiện thực tế, miễn là đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ các quy định về hồ sơ, chứng từ kế toán.

Xét riêng về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc thanh toán tiền lương bằng tiền mặt không đồng nghĩa với vi phạm pháp luật thuế, nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ và đúng các nghĩa vụ liên quan như kê khai, nộp thuế và lập chứng từ.

Tuy nhiên, để đảm bảo chi phí tiền lương được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên ưu tiên chi trả lương qua tài khoản ngân hàng, tức là thanh toán không dùng tiền mặt. Cách làm này giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chứng từ, tăng tính minh bạch và hạn chế tối đa rủi ro khoản chi bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.

Tóm lại, trả lương qua ngân hàng là một phương án khuyến nghị, nhưng không phải bắt buộc. Việc lựa chọn hình thức chi trả cần dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo các nguyên tắc về chi trả đúng hạn, đầy đủ và có chứng từ hợp pháp. Khi tuân thủ đúng các nguyên tắc này, doanh nghiệp vừa bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa giảm thiểu rủi ro liên quan đến thuế TNCN và thuế TNDN.

thanh toán lương bằng tiền mặt — ***Luật Tuyết Nhung Bùi – Hotline: 0975 982 169***

[EN]

This article addresses legal issues relating to items of income subject to corporate income tax (CIT), whether salary payments made in cash are deductible when determining CIT, and whether enterprises are required to pay salaries via bank transfer. The content is provided by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes only.

1. Which Items of Income Are Included in CIT-Taxable Income?

Pursuant to Clause 1, Article 3 of the Law on Corporate Income Tax 2025, taxable income is defined as follows:

“Article 3. Taxable Income

Corporate income tax–taxable income includes income derived from the production and trading of goods and services, and other income as prescribed in Clause 2 of this Article.”

Accordingly, CIT-taxable income is classified into two principal categories:

(i) income from the production and trading of goods and services; and

(ii) other income.

Specifically, income from the production and trading of goods and services refers to revenues earned by an enterprise in the course of selling goods, providing services, or conducting other business activities. This constitutes the primary source of income and reflects the enterprise’s profitability from its core business operations.

In addition, other income includes revenues not directly arising from the main production or business activities but which are still subject to CIT under the law. Examples include interest income from lending activities, income from asset transfers, or other lawful income generated during the tax period.

2. Note: Are Salary Payments in Cash Non-Deductible for CIT Purposes?

Pursuant to Point a, Clause 8, Article 10 of Decree No. 320/2025/ND-CP, expenses incurred for employees shall not be deductible when determining CIT-taxable income in the following cases:

“Article 10. Non-Deductible Expenses When Determining Taxable Income

…

8. Expenses incurred for employees in one of the following circumstances:

a) Salaries, wages, and other payable amounts to employees that have been recorded as production or business expenses during the period but are not actually paid, or lack lawful payment supporting documents as required by law.”

Accordingly, if an enterprise has accounted for salaries, wages, or other employee-related payments as business expenses but, in reality, has not actually paid such amounts or lacks lawful payment documents, those expenses shall not be deductible for CIT purposes.

In other words, payment of salaries in cash does not automatically ensure deductibility. Where the enterprise fails to provide sufficient evidence proving that the payment was actually and lawfully made, such expenses may be excluded from deductible expenses upon tax finalization.

Therefore, to minimize tax risks and protect its tax interests, enterprises should exercise caution when making salary payments.

Meanwhile, Point c, Clause 1, Article 9 of Decree No. 320/2025/ND-CP provides conditions under which expenses are deductible when determining CIT-taxable income:

“Article 9. Deductible Expenses When Determining Taxable Income

Except for non-deductible expenses prescribed in Article 10 of this Decree, enterprises may deduct expenses when determining taxable income if all of the following conditions are satisfied:

a) The expenses are actually incurred and related to the enterprise’s production or business activities;

b) The expenses are supported by adequate invoices and documents as prescribed by law;

c) For purchases of goods and services or other payments with a value of VND 5 million or more per transaction, non-cash payment documents are required, in accordance with regulations on value-added tax.”

Accordingly, deductible expenses must satisfy all of the following conditions:

(i) the expenses must be actually incurred and related to production or business activities;

(ii) adequate invoices and supporting documents must be available; and

(iii) for expenses of VND 5 million or more, non-cash payment evidence is required.

With respect to salary payments, such expenses are considered actual expenses and may be deductible, provided that lawful supporting documents are available. Payment of salaries in cash does not, by itself, automatically disqualify the expense from deductibility.

If salary expenses are genuinely paid and properly documented, they may still be treated as deductible expenses, regardless of whether payment is made in cash, via bank transfer, or even in kind.

Conversely, if an expense falls within the category of non-deductible expenses under the law, it will be excluded from deductible expenses regardless of the method of payment.

However, with respect to salary payments of VND 5 million or more, whether non-cash payment is mandatory for deductibility purposes remains subject to specific guidance from the tax authorities, which enterprises should closely follow to ensure compliance and minimize tax risks.

3. Is Payment of Salaries via Bank Transfer Mandatory?

Under current Vietnamese law, enterprises are not prohibited from paying salaries in cash. In practice, enterprises may pay salaries through various methods, including bank transfer, cash payment, or even in kind (such as goods or valuable instruments), provided that there is a lawful basis and proper accounting records.

When paying salaries, enterprises must comply with several fundamental principles. First, salaries must be paid on time and in accordance with the terms agreed in the labor contract, ensuring employees’ lawful rights and avoiding violations of labor law. Second, salaries must be paid in full and in the correct amount, including allowances, bonuses, and subsidies (if any). Third, enterprises must maintain transparent and adequate documentation. Whether payment is made in cash or via bank transfer, payment vouchers, payroll records, or payment minutes must be prepared to evidence the transaction.

Accordingly, payment of salaries via bank transfer is optional rather than mandatory under the law. This method is often encouraged due to its convenience, transparency, and ease of management. Enterprises may select a payment method suitable to their actual conditions, provided that employees’ rights are protected and accounting and documentation requirements are fully complied with.

From the perspective of personal income tax (PIT) obligations, payment of salaries in cash does not in itself constitute a tax violation, provided that the enterprise properly fulfills its PIT declaration, withholding, and payment obligations and maintains adequate records.

Nevertheless, to ensure that salary expenses are accepted upon CIT finalization, enterprises are advised to prioritize non-cash payments via bank transfer. This approach helps satisfy documentation requirements, enhances transparency, and minimizes the risk of expenses being disallowed during tax inspections.

In conclusion, payment of salaries via bank transfer is a recommended practice but not a legal requirement. Enterprises should select an appropriate payment method based on their actual circumstances, while ensuring timely, full payment and proper supporting documentation. Compliance with these principles enables enterprises to protect employees’ rights and mitigate risks related to both PIT and CIT.

TUYẾT NHUNG LAW cung cấp đội ngũ luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp luật: Dân sự, hình sự, hành chính, thương mại, đất đai, hôn nhân gia đình, thuế … Liên hệ tư vấn các vấn pháp luật, vui lòng liên hệ theo số điện thoại 0975.982.169 hoặc qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.

Theo dõi chúng tôi trên

5/5 - (2 bình chọn)

Gọi luật sư ngay

Tư vấn luật qua Email

Báo giá trọn gói vụ việc

Đặt lịch hẹn luật sư

Đặt câu hỏi tại đây

CÙNG CHỦ ĐỀ

[2026] Hộ kinh doanh cần lưu ý gì về sổ sách kế toán

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung] Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có phải lập sổ sách kế toán không? [2026] Hộ kinh doanh cần lưu ý gì về sổ sách kế toán? Người thân có được kiêm nhiệm kế toán hộ...

[2026] Người dùng không phải chờ quá 5 giây để tắt quảng cáo

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung] Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Quảng cáo là gì? Thế nào là quảng cáo không ở vùng cố định? Khi nào quảng cáo bị coi là che khuất nội dung chính? [2026] Người dùng không phải chờ quá 5 giây để...

Vay tiền kinh doanh rồi bỏ trốn có bị coi là lừa đảo?

[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung] Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Phân biệt “lừa đảo chiếm đoạt tài sản” và “lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản”? Vay tiền kinh doanh rồi bỏ trốn có bị coi là lừa đảo? được Công Ty Luật Tuyết Nhung...