Doanh nghiệp kê khai thuế bằng hóa đơn khống bị xử lý ra sao?

– Hóa đơn GTGT (VAT Invoice): Là hóa đơn sử dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn thể hiện rõ phần giá chưa thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.

– Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Dùng cho tổ chức, cá nhân không kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ (thường là phương pháp trực tiếp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ). Hóa đơn này chỉ ghi tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế (nếu có), không tách riêng phần thuế GTGT.

– Hóa đơn GTGT: Áp dụng với doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, thường là doanh nghiệp vừa và lớn, khi thực hiện các hoạt động: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa; vận tải quốc tế; xuất khẩu; xuất vào khu phi thuế quan.

– Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp, bao gồm hoạt động bán hàng nội địa, vận tải quốc tế, xuất khẩu và các trường hợp xuất vào khu phi thuế quan.

– Hóa đơn GTGT: Ghi đầy đủ thông tin của bên mua – bán, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế và tổng cộng thanh toán.

– Hóa đơn bán hàng: Có thông tin tương tự nhưng không thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán là số tiền đã bao gồm thuế (nếu có).

– Hóa đơn GTGT: Có giá trị trong việc kê khai, khấu trừ và hoàn thuế GTGT đầu vào; đồng thời là căn cứ hợp pháp trong kế toán và quyết toán thuế.

– Hóa đơn bán hàng: Không được dùng để khấu trừ thuế GTGT. Giá trị pháp lý chủ yếu là ghi nhận doanh thu, chi phí và chứng minh giao dịch trong sổ sách kế toán.

Như vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào phương pháp tính thuế để lựa chọn hóa đơn phù hợp:

– Kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ → sử dụng hóa đơn GTGT.

– Kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp → sử dụng hóa đơn bán hàng.

Việc phân biệt và áp dụng đúng loại hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế mà còn bảo đảm quyền lợi trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là quyền khấu trừ và hoàn thuế GTGT.

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hành vi lập, sử dụng hóa đơn khống có thể bị xử phạt với mức phạt tiền từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy trường hợp cụ thể:

– Phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: nếu sử dụng hóa đơn không có giá trị sử dụng, hóa đơn giả hoặc hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế để kê khai thuế.

– Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn bị buộc hủy bỏ hóa đơn vi phạm, nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền phạt và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

Như vậy, hành vi sử dụng hóa đơn khống trong kê khai thuế có thể bị xử lý hành chính khá nặng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2025, hành vi in, phát hành, mua bán hoặc sử dụng trái phép hóa đơn có thể bị xử lý hình sự với các mức phạt như sau:

– Đối với cá nhân phạm tội:

Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm

Áp dụng đối với các hành vi:

+ In, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước ở dạng phôi từ 50 số đến dưới 100 số;

+ Hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số;

+ Thu lợi bất chính từ 30.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng.

Phạt tiền từ 200.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm

Áp dụng đối với các hành vi:

+ Có tổ chức;

+ Có tính chất chuyên nghiệp;

+ Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;

+ Hóa đơn, chứng từ ở dạng phôi từ 100 số trở lên hoặc hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 30 số trở lên;

+ Thu lợi bất chính từ 100.000.000 đồng trở lên;

+ Gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước từ 100.000.000 đồng trở lên;

+ Tái phạm nguy hiểm.

Hình phạt bổ sung: Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.

Đối với pháp nhân thương mại phạm tội:

+ Phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng đối với trường hợp thuộc khoản 1 Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2025;

+ Phạt tiền từ 500.000.000 đồng đến 1.000.000.000 đồng đối với trường hợp thuộc các điểm a, b, d, đ, e và g khoản 2 Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2025.

+ Trường hợp đặc biệt nghiêm trọng có thể bị đình chỉ hoạt động vĩnh viễn; phạm tội thuộc trường hợp quy định tại Điều 79 của Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2025.

+ Ngoài ra, pháp nhân thương mại còn có thể bị phạt bổ sung từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, cấm kinh doanh hoặc hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định từ 01 đến 03 năm hoặc cấm huy động vốn từ 01 đến 03 năm.

Khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP xác định rõ các hành vi bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

– Các hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bao gồm

+ Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả – tức là hóa đơn, chứng từ được làm giả dưới bất kỳ hình thức nào.

+ Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị hoặc đã hết giá trị sử dụng.

+ Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.

+ Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế theo quy định.

+ Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Ngoài các trường hợp trên, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng:

– Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ).

– Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.

– Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra.

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Như vậy, có thể thấy rằng hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bao gồm rất nhiều dạng, từ việc dùng hóa đơn giả, hóa đơn khống, hóa đơn hết giá trị, cho đến hành vi quay vòng, hợp thức hóa chi phí không có thật. Doanh nghiệp và cá nhân cần đặc biệt lưu ý để tránh vô tình hoặc cố ý vi phạm, bởi việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp không chỉ dẫn đến xử phạt hành chính mà trong nhiều trường hợp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

– VAT Invoice: This is an invoice used by businesses and organizations that declare tax under the deduction method. The invoice clearly shows the price excluding tax, VAT, and the total payment amount.

– Sales Invoice: This is used for organizations and individuals that do not declare tax under the deduction method (usually under the direct method or small business individuals). This invoice only records the total payment amount, which includes tax (if any), without separating the VAT amount.

– VAT Invoice: Applicable to businesses that declare tax under the deduction method, typically medium and large enterprises, when conducting activities such as selling goods, providing domestic services, international transport, export, and export to non-tax areas.

– Sales Invoice: Intended for organizations and individuals that declare tax under the direct method, including activities such as domestic sales, international transport, export, and cases of export to non-tax areas.

– VAT Invoice: Fully records the information of the buyer and seller, the name of goods/services, unit price, total amount, VAT rate, tax amount, and total payment.

– Sales Invoice: Contains similar information but does not show the VAT rate and tax amount; the total payment is the amount that includes tax (if any).

– VAT Invoice: Has value in declaring, deducting, and refunding input VAT; it also serves as a legal basis in accounting and tax settlement.

– Sales Invoice: Cannot be used to deduct VAT. Its legal value mainly lies in recording revenue, expenses, and proving transactions in accounting records.

Thus, businesses need to base their choice of invoice on the tax calculation method:

– Declare tax under the deduction method → use VAT Invoice.

– Declare tax under the direct method → use Sales Invoice.

Differentiating and correctly applying the right type of invoice not only helps businesses comply with tax laws but also ensures their rights in business activities, especially the right to deduct and refund VAT.

According to Article 28 of Decree 125/2020/ND-CP on administrative penalties for violations in the field of tax and invoices, the act of creating and using fake invoices can be fined from several tens of millions to hundreds of millions of VND, depending on the specific case:

Fines from 20,000,000 VND to 50,000,000 VND: if using invoices that have no value, fake invoices, or invoices that do not reflect actual transactions for tax declaration.

In addition to fines, businesses are also required to cancel the violating invoices, pay the full amount of evaded taxes, fines, and late payment fees to the state budget.

Thus, the act of using fake invoices in tax declaration can be subject to quite severe administrative penalties, directly affecting the financial activities of the business.

According to Article 203 of the Penal Code 2015, amended in 2017, the act of printing, issuing, buying, selling, or using invoices illegally can be subject to criminal prosecution with the following penalties:

– For individuals committing the crime:

Fines from 50,000,000 VND to 200,000,000 VND, non-custodial reform for up to 3 years, or imprisonment from 6 months to 3 years.

Applicable to acts of:

+ Printing, issuing, or illegally selling invoices, documents for state budget submission in the form of blanks from 50 to under 100;

+ Invoices, documents that have recorded content from 10 to under 30;

+ Illegally profiting from 30,000,000 VND to under 100,000,000 VND.

Fines from 200,000,000 VND to 500,000,000 VND or imprisonment from 1 year to 5 years.

Applicable to acts of:

+ Organized crime;

+ Professional nature;

+ Abusing positions and powers;

+ Invoices, documents in the form of blanks from 100 or more or invoices, documents that have recorded content from 30 or more;

+ Illegally profiting from 100,000,000 VND or more;

+ Causing damage to the state budget of 100,000,000 VND or more;

+ Dangerous recidivism.

Additional penalties: Offenders may also be fined from 10,000,000 VND to 50,000,000 VND, prohibited from holding positions, prohibited from practicing or performing certain jobs from 1 to 5 years.

For commercial legal entities committing crimes:

+ Fines from 100,000,000 VND to 500,000,000 VND for cases under Clause 1, Article 203 of the Penal Code 2015, amended in 2017;

+ Fines from 500,000,000 VND to 1,000,000,000 VND for cases under points a, b, d, đ, e, and g, Clause 2, Article 203 of the Penal Code 2015, amended in 2017.

In particularly serious cases, they may be permanently suspended from operations; committing crimes under the provisions of Article 79 of the Penal Code 2015, amended in 2017.

In addition, commercial legal entities may also be subject to additional fines from 50,000,000 VND to 200,000,000 VND, prohibited from doing business or operating in certain fields for 1 to 3 years, or prohibited from raising capital for 1 to 3 years.

Clause 9, Article 3 of Decree 123/2020/ND-CP clearly defines the behaviors considered as using illegal invoices and documents.

Illegal use of invoices and documents includes:

– Using fake invoices or documents – that is, invoices or documents that are forged in any form.

– Using invoices or documents that are not valid or have expired.

– Using invoices that have been suspended during the period of enforcement of the invoice suspension measure, except in cases where permission to use is granted by the tax authority.

– Using electronic invoices that are not registered with the tax authority as required.

– Using electronic invoices that do not have a code from the tax authority in cases where electronic invoices with tax authority codes are required.

– Using invoices for goods and services dated from the time the tax authority determines that the seller is not operating at the registered business address with the competent state authority.

Using invoices or documents for goods and services dated before the date the tax authority determines that the issuer of the invoice or document is not operating at the registered business address with the competent state authority or has not received a notification from the tax authority regarding the non-operation of the issuer at the registered business address, but the tax authority, police, or other competent authorities have concluded that it is an illegal invoice or document.

In addition to the above cases, illegal use of invoices and documents includes:

+ Invoices or documents that do not fully record the mandatory contents as required; invoices that have been erased or corrected improperly.

+ Using fake invoices or documents (invoices or documents that have recorded economic transaction indicators and contents but the purchase and sale of goods and services are not real, either partially or entirely).

+ Using invoices that do not reflect the actual value generated or issuing fake invoices; using invoices with discrepancies in the value of goods or services or discrepancies in mandatory criteria between the copies of the invoice.

+ Using invoices to circulate goods during transportation or using invoices for this type of goods to prove other goods or services.

+ Using invoices or documents of other organizations or individuals (except for invoices from the tax authority and cases where there is a delegation to issue invoices) to legitimize purchased or sold goods and services.

+ Using invoices or documents that have been concluded by the tax authority, police, or other competent authorities as illegal use of invoices or documents.

Thus, it can be seen that the act of using illegal invoices and documents includes many forms, from using fake invoices, fake invoices, expired invoices, to circular transactions and legitimizing non-existent expenses. Businesses and individuals need to pay special attention to avoid inadvertently or intentionally violating, as the use of illegal invoices can lead not only to administrative penalties but in many cases can also result in criminal liability.

---