Trang chủVì sao hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả lại?
[Được tham vấn bởi: Luật sư Bùi Thị Nhung]
Bài viết đề cập đến nội dung liên quan đến Đăng ký doanh nghiệp mới thành lập theo phương thức nào? Vì sao hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả lại? Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký? Doanh nghiệp không đăng ký thay đổi thông tin sẽ bị xử phạt thế nào? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo.
1. Đăng ký doanh nghiệp mới thành lập theo phương thức nào?
Theo quy định tại Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể lựa chọn một trong ba phương thức thực hiện thủ tục đăng ký, bao gồm:
a) Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
Người nộp hồ sơ trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phương thức này phù hợp với trường hợp người thành lập doanh nghiệp muốn được cán bộ tiếp nhận hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, thủ tục.
b) Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;
Đây là phương thức gián tiếp, hồ sơ được gửi qua đường bưu điện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
c) Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Đây là phương thức hiện đại, được khuyến khích sử dụng rộng rãi nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và giúp dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.
Người thành lập doanh nghiệp chỉ cần tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin và tải lên các tài liệu cần thiết. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký qua hệ thống hoặc qua bưu điện.
Trong thực tế, mỗi phương thức đều có ưu điểm riêng, nhưng để tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, hình thức đăng ký qua mạng thông tin điện tử đang được khuyến khích và áp dụng rộng rãi.
2. Vì sao hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả lại?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Một số nguyên nhân thường gặp khiến hồ sơ đăng ký kinh không hợp lệ gồm:
+ Tên doanh nghiệp không đúng quy định: trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác; vi phạm điều cấm về đặt tên (sử dụng từ ngữ, ký hiệu trái thuần phong mỹ tục hoặc xâm phạm nhãn hiệu đã được bảo hộ).
+ Thông tin kê khai không thống nhất: giữa đơn đăng ký, điều lệ công ty và danh sách thành viên/cổ đông có sự khác biệt.
+ Thiếu tài liệu trong hồ sơ: như giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định góp vốn hoặc điều lệ công ty.
+ Không tuân thủ hình thức hồ sơ: sai mẫu biểu, không ký đầy đủ hoặc không có chữ ký điện tử khi nộp online.
Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm thông báo bằng văn bản toàn bộ nội dung cần sửa đổi, bổ sung đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đã nộp.
Thời hạn để doanh nghiệp thực hiện việc sửa đổi, bổ sung là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ban hành thông báo. Hết thời hạn này, nếu doanh nghiệp không nộp lại hồ sơ đã được chỉnh sửa thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Ngoài ra, nếu sau 03 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ mà doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, người thành lập doanh nghiệp có quyền thực hiện khiếu nại hoặc tố cáo theo quy định pháp luật.
3. Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi một số nội dung đã được đăng ký.
Theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi có sự thay đổi liên quan đến các nội dung ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Cụ thể, theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm những thông tin chủ yếu sau:
– Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
– Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với:
+ Người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần;
+ Thành viên hợp danh của công ty hợp danh;
+ Chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân.
Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
– Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Như vậy, bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến tên, trụ sở chính, thông tin người đại diện, thành viên hoặc vốn điều lệ đều phải được đăng ký thay đổi. Đây là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Doanh nghiệp không đăng ký thay đổi thông tin sẽ bị xử phạt thế nào?
Theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
“Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.”
Nếu không tuân thủ quy định này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 49 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP ( Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư).
Cụ thể, mức xử phạt được phân loại theo thời gian chậm trễ như sau:
“Điều 49. Vi phạm về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ 01 ngày đến 10 ngày.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ 11 ngày đến 30 ngày.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ 31 ngày đến 90 ngày.
4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ 91 ngày trở lên.
5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa thông báo thay đổi theo quy định;
b) Buộc gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.”
Ngoài ra, bên cạnh tiền phạt, doanh nghiệp còn phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc gửi thông báo thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để cơ quan này cập nhật dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc không thực hiện hoặc chậm thực hiện đăng ký thay đổi thông tin không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt mà còn có thể phát sinh nhiều rủi ro pháp lý khác.
[EN]
[Consulted by: Lawyer Bui Thi Nhung]
The article discusses topics related to how to register a newly established business? Why are business registration documents returned? When must a business register changes to its Certificate of Business Registration? What penalties will a business face if it does not register changes to its information? This is answered by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes.
1. How to register a newly established business?
According to the provisions of Article 26 of the 2020 Enterprise Law, the founder of the enterprise or an authorized person can choose one of three methods to carry out the registration procedure, including:
a) Directly registering the enterprise at the Business Registration Authority;
The applicant submits the application directly to the Business Registration Office under the Department of Planning and Investment of the province where the enterprise is headquartered. This method is suitable for cases where the founder wants to receive specific guidance from the staff regarding the documents and procedures.
b) Registering the enterprise via postal service;
This is an indirect method, where the application is sent by post to the Business Registration Authority.
c) Registering the enterprise through electronic information networks.
This is a modern method that is widely encouraged to save costs, time, and facilitate easy tracking of the application processing progress. The founder only needs to create an account on the National Business Registration Portal, fill in the information, and upload the necessary documents.
Once approved, the enterprise will receive the registration certificate through the system or by post.
In practice, each method has its own advantages, but to save time, costs, and easily track the application processing progress, the online registration method is being encouraged and widely applied.
2. Why are business registration documents returned?
According to the provisions of the 2020 Enterprise Law, within 03 working days from the date of receiving the application, the Business Registration Authority is responsible for reviewing the validity of the business registration documents and deciding to issue the business registration certificate.
If the application is not valid, the Business Registration Authority must notify in writing the content that needs to be amended or supplemented to the founder. In case of refusal to register the enterprise, a written notification must be sent to the founder, clearly stating the reasons.
Some common reasons for invalid business registration documents include:
The name of the enterprise does not comply with regulations: it is identical or causes confusion with another enterprise; violates prohibitions on naming (using words, symbols contrary to social ethics or infringing on protected trademarks).
Inconsistent information: discrepancies between the registration application, the company’s charter, and the list of members/shareholders.
Missing documents in the application: such as personal identification documents, capital contribution decisions, or the company’s charter.
Failure to comply with the application format: incorrect forms, not fully signed, or lacking electronic signatures when submitted online.
In case the application is not valid, the provincial business registration authority is responsible for notifying in writing all content that needs to be amended or supplemented regarding the business registration documents submitted by the founder or the enterprise.
The deadline for the enterprise to make amendments or supplements is 60 days from the date the provincial business registration authority issues the notification. After this period, if the enterprise does not resubmit the amended documents, the business registration application will no longer be valid. The provincial business registration authority will cancel the registration documents according to the process on the National Business Registration Information System.
Note: Additionally, if after 03 working days from the date of submitting the application, the enterprise has not received the registration certificate or a notification requesting amendments or supplements, the founder has the right to file a complaint or report according to legal regulations.
3. When must a business register changes to its Business Registration Certificate?
The Business Registration Certificate is an important legal document that records the basic information of a business. However, during its operation, a business may have the need to change some of the registered contents.
According to Article 30 of the 2020 Enterprise Law, when there are changes related to the contents recorded in the Business Registration Certificate as stipulated in Article 28 of the Enterprise Law, the business is required to register with the Business Registration Authority.
Specifically, according to Article 28 of the 2020 Enterprise Law, the Business Registration Certificate includes the following main information:
The name of the business and its business code;
The address of the business’s head office;
Full name, contact address, nationality, and legal document number of individuals regarding:
The legal representative of a limited liability company and a joint-stock company;
The general partners of a partnership;
The owner of a private enterprise.
Full name, contact address, nationality, and legal document number of individuals regarding members who are individuals; the name, business code, and address of the head office of members who are organizations in the case of a limited liability company.
Charter capital for companies, investment capital for private enterprises.
Thus, any change related to the name, head office, representative information, members, or charter capital must be registered for change. This is a mandatory obligation to ensure the transparency and accuracy of business data in the National Business Registration Information System.
4. What penalties will a business face for not registering changes to its information?
According to Clause 2, Article 30 of the 2020 Enterprise Law, businesses are responsible for registering changes to the contents of the Business Registration Certificate within 10 days from the date of change.
“Businesses are responsible for registering changes to the contents of the Business Registration Certificate within 10 days from the date of change.”
If this regulation is not complied with, the business will be administratively fined according to Article 49 of Decree No. 122/2021/ND-CP (Decree regulating administrative penalties in the field of planning and investment).
Specifically, the penalty levels are classified according to the delay time as follows:
“Article 49. Violations regarding the notification of changes to the business registration contents
1. A warning for violations of the notification period for changes to the business registration contents from 1 day to 10 days.
2. A fine of 3,000,000 VND to 5,000,000 VND for violations of the notification period for changes to the business registration contents from 11 days to 30 days.
3. A fine of 5,000,000 VND to 10,000,000 VND for violations of the notification period for changes to the business registration contents from 31 days to 90 days.
4. A fine of 10,000,000 VND to 20,000,000 VND for violations of the notification period for changes to the business registration contents from 91 days or more.
5. A fine of 20,000,000 VND to 30,000,000 VND for failing to notify changes to the business registration contents as required.
6. Remedial measures:
a) Compulsory notification to the business registration authority for violations specified in Clauses 1, 2, 3, and 4 of this Article in case the notification of changes has not been made as required;
b) Compulsory notification to the business registration authority for violations specified in Clause 5 of this Article.”
In addition to the fines, the business must also bear remedial measures, which include being required to send a notification of changes to the Business Registration Authority so that this authority can update the data in the National Business Registration Information System.
Failure to perform or delay in registering changes to information not only results in penalties for the business but may also lead to many other legal risks.
TUYET NHUNG LAW cung cấp đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm xử lý các vụ án trên thực tế trong lĩnh vực doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, mời luật sư tham giao bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các vụ án liên quan đến doanh nghiệp tại Toà án và Trọng tài và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số điện thoại hotline: 0975.982.169 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@tuyetnhunglaw.vn để được hỗ trợ.
Theo dõi chúng tôi trên 
Tư vấn luật qua Email
