Người không có thẩm quyền ký HĐLĐ thì hợp đồng có được công nhận không?

[Tham vấn bởi: Luật Sư Bui Thi Nhung]

Bài viết dưới đây đề cập đến nội dung pháp lý liên quan đến Ai có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động?Người không có thẩm quyền ký HĐLĐ thì hợp đồng có được công nhận không? được Công Ty Luật Tuyết Nhung Bùi giải đáp sử dụng vào mục đích tham khảo. 

1. Ai có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động?

Về thẩm quyền ký HĐLĐ, Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

“Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
1. Người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
4. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên;
b) Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó;
c) Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;
d) Người lao động được những người lao động trong nhóm ủy quyền hợp pháp giao kết hợp đồng lao động.
5. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.”

Về phía người lao động, về nguyên tắc, người lao động sẽ là người trực tiếp giao kết hợp đồng lao động với người sử dụng lao động. Tuy nhiên, pháp luật có quy định khác nhau tùy thuộc vào độ tuổi của người lao động và tính chất công việc.

Đối với người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên, người lao động có thể tự mình giao kết hợp đồng và trực tiếp thực hiện các quyền, nghĩa vụ được thỏa thuận. Đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, khi giao kết hợp đồng phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp người chưa đủ 15 tuổi tham gia lao động theo quy định của pháp luật thì hợp đồng lao động được giao kết giữa người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó. Như vậy, độ tuổi của người lao động là một trong những căn cứ để xác định ai là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng.

Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm giao kết hợp đồng lao động. Hợp đồng phải được lập bằng văn bản và kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động. Hợp đồng do người được ủy quyền ký sẽ có hiệu lực như hợp đồng được giao kết với từng người lao động.

Về phía người sử dụng lao động, không phải bất kỳ ai trong doanh nghiệp hoặc tổ chức cũng có quyền tự mình ký hợp đồng lao động với người lao động. Người ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Cụ thể, người giao kết hợp đồng có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân, người được những người này ủy quyền theo quy định hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Lưu ý, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác. Vì vậy, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã ủy quyền cho một người ký hợp đồng lao động thì chính người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện việc ký kết, không được tiếp tục giao cho người khác ký thay.

2. Người không có thẩm quyền ký HĐLĐ thì hợp đồng có được công nhận không?

Nếu người giao kết HĐLĐ không đúng thẩm quyền thì về nguyên tắc, hợp đồng thuộc trường hợp vô hiệu toàn bộ

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 49 Bộ luật Lao động 2019:

“Điều 49. Hợp đồng lao động vô hiệu
1. Hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ trong trường hợp sau đây:
…
b) Người giao kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 Điều 15 của Bộ luật này;”

Như vậy, nếu người ký HĐLĐ phía người sử dụng lao động không có thẩm quyền và cũng không được ủy quyền hợp lệ thì đây là căn cứ để HĐLĐ bị tuyên vô hiệu toàn bộ.

Tuy nhiên, Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép giao dịch vẫn làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với công ty nếu công ty đã công nhận giao dịch hoặc biết việc giao kết nhưng không phản đối trong thời hạn hợp lý. Cụ thể, khoản 1 Điều 142 quy định:

“Điều 142. Hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện
1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:
a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;
b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;
c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.”

Do đó, không phải mọi HĐLĐ được ký không đúng thẩm quyền đều đương nhiên không được công nhận. Trong thực tế, cần xem xét thêm việc công ty có biết về việc ký kết này hay không và sau đó có tiếp tục thực hiện HĐLĐ hay không.

Nếu người ký HĐLĐ phía công ty không có thẩm quyền hoặc không được ủy quyền hợp lệ, nhưng người đại diện theo pháp luật của công ty biết việc ký kết và vẫn tiếp nhận người lao động vào làm việc, phân công công việc, quản lý, trả lương, đóng BHXH mà không phản đối thì có cơ sở để xem xét rằng công ty đã chấp nhận việc giao kết HĐLĐ trên thực tế.

Như vậy, dù HĐLĐ ban đầu được ký bởi người không đúng thẩm quyền, nhưng nếu người đại diện theo pháp luật biết việc này và sau đó vẫn để HĐLĐ được tiếp tục thực hiện thì có thể xem xét việc công ty đã chấp nhận và công nhận quan hệ HĐLĐ.

Khi HĐLĐ bị tuyên bố vô hiệu, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động sẽ được giải quyết theo quy định về xử lý HĐLĐ vô hiệu. Cụ thể, theo Điều 10 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu HĐLĐ bị vô hiệu toàn bộ do người ký hợp đồng không đúng thẩm quyền thì trước hết, người lao động và người sử dụng lao động phải ký lại HĐLĐ theo đúng quy định pháp luật.

Trong thời gian từ khi người lao động bắt đầu làm việc theo hợp đồng cũ đến khi ký lại hợp đồng mới, quyền và lợi ích của người lao động được giải quyết dựa trên nội dung hợp đồng đã ký, miễn là các nội dung đó không thấp hơn quy định của pháp luật và thỏa ước lao động tập thể đang áp dụng. Thời gian người lao động đã làm việc theo hợp đồng bị vô hiệu vẫn được tính là thời gian làm việc tại doanh nghiệp để thực hiện các chế độ theo quy định pháp luật.

Trường hợp các bên không ký lại HĐLĐ thì hợp đồng sẽ được chấm dứt và quyền, nghĩa vụ, lợi ích của người lao động được giải quyết theo quy định về HĐLĐ vô hiệu, trong đó có việc xem xét trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện.

[EN]

Reviewed by: Lawyer Bui Thi Nhung

The following article discusses legal issues concerning who has the authority to enter into an employment contract and whether an employment contract signed by an unauthorized person can be recognized. The article is provided by Tuyet Nhung Bui Law Firm for reference purposes only.

1. Who has the authority to enter into an employment contract?

Regarding the authority to sign employment contracts, Article 18 of the 2019 Labor Code provides as follows:

On the employee’s side, as a general rule, the employee directly enters into an employment contract with the employer. However, the law establishes different requirements depending on the employee’s age and the nature of the work.

Employees aged 18 or older may enter into employment contracts on their own and directly exercise the rights and perform the obligations agreed upon. Employees aged 15 to under 18 must obtain the written consent of their legal representative when entering into an employment contract.

Where a person under 15 participates in employment in accordance with the law, the employment contract must be entered into by the person under 15 and their legal representative. Therefore, the employee’s age is one of the factors used to determine who has the authority to enter into an employment contract.

For seasonal work or specific jobs with a duration of less than 12 months, a group of employees aged 18 or older may authorize one member of the group to enter into an employment contract. The contract must be made in writing and accompanied by a list specifying the full names, dates of birth, genders, places of residence, and signatures of each employee. A contract signed by the authorized person shall have the same effect as a contract entered into with each individual employee.

On the employer’s side, not everyone within an enterprise or organization has the authority to sign an employment contract with an employee independently. The person signing the contract must be the legal representative or a person who has been lawfully authorized.

Specifically, the person entering into the contract may be the legal representative of an enterprise, the head of an agency or organization having legal personality, the representative of a household, cooperative group, or organization without legal personality, a person authorized by any of the aforementioned representatives in accordance with the law, or an individual who directly employs workers.

Please note that a person authorized to enter into an employment contract may not re-authorize another person to do so. Therefore, if the legal representative of an enterprise authorizes someone to sign an employment contract, the authorized person must personally carry out the signing and may not further delegate this task to another person.

2. Can an employment contract signed by a person without proper authority be recognized?

As a general rule, if an employment contract is entered into by a person without proper authority, the contract falls within the category of wholly invalid employment contracts.

Point b, Clause 1, Article 49 of the 2019 Labor Code provides:

Accordingly, if the person signing an employment contract on behalf of the employer lacks the authority to do so and has not been validly authorized, this constitutes grounds for the employment contract to be declared wholly invalid.

However, Article 142 of the 2015 Civil Code allows a transaction to give rise to rights and obligations for the represented company if the company has ratified the transaction or knew about its conclusion but did not object within a reasonable period. Specifically, Clause 1, Article 142 provides:

Therefore, not every employment contract signed without proper authority is automatically unrecognizable. In practice, it is also necessary to consider whether the company knew about the signing and whether it subsequently continued to perform the employment contract.

If the person signing the employment contract on behalf of the company lacks authority or has not been validly authorized, but the company’s legal representative knows about the signing and still allows the employee to commence work, assigns duties, manages the employee, pays their salary, and makes social insurance contributions without objection, there may be grounds to consider that the company has accepted the employment contract in practice.

Thus, even if the original employment contract was signed by an unauthorized person, if the legal representative was aware of this and subsequently allowed the contract to continue to be performed, it may be possible to consider that the company has accepted and recognized the employment relationship.

When an employment contract is declared invalid, the employee’s rights, obligations, and interests shall be resolved in accordance with the regulations governing the handling of invalid employment contracts. Specifically, under Article 10 of Decree No. 145/2020/ND-CP, if an employment contract is wholly invalid because it was signed by a person without proper authority, the employee and the employer must first re-enter into an employment contract in compliance with the law.

During the period from the date the employee begins working under the original contract until the new contract is signed, the employee’s rights and benefits shall be determined based on the terms of the signed contract, provided that those terms are not less favorable than the provisions of the law and the applicable collective bargaining agreement. The period during which the employee worked under the invalid contract shall still be counted as working time at the enterprise for the purpose of determining entitlements in accordance with the law.

If the parties do not re-enter into an employment contract, the contract shall be terminated, and the employee’s rights, obligations, and interests shall be resolved in accordance with the regulations governing invalid employment contracts, including consideration of severance allowance where the eligibility requirements are satisfied.